Генеральный директор агентства «Деловой протокол» Гилана Михайлова специально для газеты «Коммерсантъ-Урал» написала, о каких моментах надо помнить, принимая иностранные делегации.
За последнее время мы стали неотъемлемой частью мирового порядка и, как следствие, свидетелями разных подходов к «дружбе народов». Еще десятилетие назад мы стремились привести отношения к общему знаменателю, единым стандартам, одним формам. Модным понятием была «глобализация». Мировой элите казалось, что она привнесет в дом мир и благоденствие. Но мы настолько различны, что для каждого представителя отдельно взятой страны мир и благоденствие по сути отличаются. Но оставим глобальные выводы политологам и теоретикам, рассмотрим ситуацию в конкретной плоскости, через призму протокольной составляющей и культурных отличий.
Начнем с визитов иностранных гостей в нашу страну, о той практике, что существует в мире и у нас, о важных моментах, о которых необходимо помнить. За данность возьмем международную вежливость и уважение, прежде всего, к себе и своей стране. Именно то, как мы выглядим (принимаем гостей, понимаем их и готовимся к их визиту), говорит больше о нас, а не о них.
Существует пять важных составляющих визита:
1. Помните, что мы встречаем не просто господина Смита или Ли, а мы встречаем представителя другой страны. Нам пригодятся знания геральдики, культуры, кухни, нюансов коммуникации именно с представителями этой культуры.
2. Самый важный вопрос всех времен и народов — кто главный в делегации. Как его зовут, как его следует называть, как он выглядит, его предпочтения во всем — от средств передвижения, кухни (этот конкретный господин может иметь аллергию, может оказаться вегетарианцем или находиться на определенной диете) до личностных характеристик и отношений в семье.
3. Старшинство имеет определенные нюансы. Нужно точно знать, как рассадить гостей на переговорах и на приеме, кто будет их встречать, кто сопровождать, как размещать делегацию и какие подарки дарить. Тут без специальных знаний не обойтись.
4. О предпочтениях в еде мы говорили, но замечу, что китайцы предпочитают свою кухню всем остальным, французы только французское вино. Встречая мусульман, забудьте о свинине и алкоголе. Например, совсем недавно французы переносили переговоры с одной из арабских стран из-за того, что не могли договориться о присутствии вина на столах. Японцам лучше не подавать сашими и суши, если вы не пригласили японского шеф-повара. На столы не стоит вываливать все, на что способна ваша щедрость. Для всех — пирожки, булочки, печенье, конфеты, фрукты и даже орешки на столах переговоров неприемлемы. Только вода (конечно, негазированная) и при желании глав делегаций — чай или кофе.
5. Самое главное — динамика программы пребывания гостей. Если для японца важно не потерять ни единой минуты в программе, то европейцы скажут вам спасибо за свободное время. В программе китайцев не может быть более пары встреч за день, а арабы вообще спокойно относятся ко времени и его течению. Представитель каждой культуры (да и каждый человек) обладает определенной внутренней динамикой работы, именно поэтому программу лучше не перегружать и не «редить».
Есть еще один секрет: самое важное в любой встрече, визите, переговорах — это атмосфера, созданная самими людьми. И почти любой незначительный промах при правильной и доброжелательной атмосфере может остаться без последствий.
19-20 мая 2016 г в Екатеринбурге состоится II форум «Деловой этикет и протокол»