Сегодня, в непростые для любого бизнеса времена, эффективность процессов – один из важнейших факторов успеха. Те компании, которые умеют тратить меньше времени (а значит и денег) на ведение дел, выигрывают. Так как в итоге клиенты получают товар или услугу быстрее и за меньшую стоимость. А это сегодня – один из определяющих критериев выбора того или иного продавца или сервисной компании. По этой причине, несмотря на сокращение бюджетов и заморозку проектов, внедрения систем электронного документооборота (СЭД) продолжаются и сегодня. Как правило, они связаны не с первичной автоматизацией, а с переходом на новые решения, расширением функциональности старых и т.д.
Фото: Бильжо Андрей для компании КРОК
В России степень проникновения систем электронного документооборота довольно высокая, рынок насыщен. Так, по данным DOCFLOW, к середине прошлого года 56% компаний полностью завершили внедрение СЭД/ECM систем. Около 40% на момент проведения опроса (май-июль 2014 г) находились в процессе внедрения. То есть к сегодняшнему моменту обзавелись такого рода решениями почти все компании. И это понятно: СЭД - ключевой инструмент, который внедряют заказчики наряду с решениями класса ERP.
Как правило, автоматизация документооборота и перевод его в цифру происходят постепенно: сначала – самые очевидные процессы, связанные с первичными документами, затем – внутренний документооборот и так далее. По мере развития организации система также может значительно расширяться и дорастать до такого масштаба, когда затрагивает ежедневную работу каждого сотрудника. Например, через СЭД могут ставиться задачи, контролироваться качество и сроки их выполнения, это может влиять на премирование и оценку работы каждого сотрудника и отделов в целом.
Если проводить сравнение в разрезе организаций, то частные компании в первую очередь переводят в цифру договорооборот, а в госорганизациях автоматизируется организационно-распорядительная документация и переписка. Для госучреждений СЭД в этом случае становится основным инструментом работы чиновников, а при расширении на другие ведомства – необходимым элементом всей системы управления городом, регионом или даже страны.
Показательный пример – система электронного документооборота в Пермском крае, которая работает уже почти десять лет. Это масштабное решение, созданное компанией КРОК на базе платформы ЕМС Documentum, через которое проходит множество организационных процессов и практически все информационные потоки госорганов края. В ней ведется учет всех действий чиновников и контролируется качество их работы. Там «зашиты» все требования закона: какое максимальное количество времени должен занимать тот или иной процесс (например, рассмотрение заявки на регистрацию нового ООО или на выдачу загранпаспорта и т.д.). Система позволяет проводить анализ работы служащих – их успехи, или наоборот, случаи превышения сроков, фиксируются, и это влияет на выплату премий. Такая мотивационная схема отлично работает. Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК, рассказывает, что в первые месяцы было заметно, что СЭД начинали активно пользоваться как раз в период выплаты зарплат: «Люди сверялись с теми показателями их работы, которые зафиксировала система, старались успеть к дедлайну, подчистить «хвосты». Постепенно к СЭД привыкли, и нагрузка на систему выровнялась».
Сейчас к общей системе подключены десятки органов регионального и муниципального управления, ею пользуется около 15 тысяч чиновников. Автоматизировано взаимодействие Администрации губернатора, Аппарата Правительства и исполнительных органов государственной власти Пермского края. Благодаря этому документы проходят гораздо быстрее, сотрудники стали более дисциплинированными. Стало гораздо меньше случаев срыва сроков согласования или подписания какого-то документа.
Чего хотят заказчики
Сегмент СЭД/ECM рос на 20-35% ежегодно вплоть до прошлого года. В этом году, по прогнозам аналитиков, рост может составить 8-10%. Несмотря на насыщенность рынка и сложные для ИТ-отрасли времена, проектов в этой области не стало меньше. Компании переходят от «точечной» автоматизации процессов, связанных с оборотом документов, к системному решению ECM-задач, когда такие технологии пронизывают всю организацию. Согласно тому же исследованию DOCFLOW, 39% компаний выбрали стратегию комплексной автоматизации, использования единой системы в масштабе всей организации.
При этом такие решения рассматриваются и как средства автоматизации бизнес-процессов. За счет использования СЭД или ECM организация получает возможность оптимизировать их и повысить эффективность бизнеса в целом. И это главная причина, по которой такие системы остаются востребованными особенно в сложные времена. Подобные проекты не замораживают, потому что они довольно быстро дают положительный эффект, в том числе и финансовый.
Ведутся проекты, которые начались ещё год-два назад и затрагивают десятки тысяч сотрудников крупных компаний. Один из таких – внедрение Единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО) в госкорпорации «Росатом». Это огромная организация, состоящая из десятков предприятий. В 2009 году в «Росатоме» стартовала Программа трансформации информационных технологий, одна из задач которой – создание единого информационного пространства, что подразумевает строительство централизованного архива, автоматизацию управления организационно-распорядительной документацией и т.д. В частности, это реализуется за счет внедрения ЕОСДО. Проект все еще ведется, к системе каждый год подключаются десятки предприятий госкорпорации. Экономия от использования этого решения уже исчисляется миллиардами рублей. «Внедрение единого отраслевого электронного документооборота — это не только и не столько переход на новый программный продукт. Это огромные изменения в сознании и культуре работы сотрудников, как рядовых, так и руководящих», — отметил первый заместитель генерального директора по корпоративным функциям — главный финансовый директор Госкорпорации «Росатом» Николай Соломон.
Еще одно понятное желание заказчиков электронного документооборота – это контроль за перемещением конфиденциальных документов как внутри компании, так и за пределами ее периметра безопасности. У той же компании EMC для этого есть наработки в области систем класса Information Rights Management (IRM). «IRM становятся все более популярны. Внутри КРОК этот инструмент защищает файлы, выгружаемые из системы финансовой отчетности. Открыть такой защищенный контейнер можно только на устройстве с правами, выданными сервером IRM. В нашем случае – это сотрудники компании в командировках или на удаленке», - поясняет эксперт КРОК.
Масштабирование и аутсорсинг
После первичной автоматизации компании задумываются о том, чтобы повысить эффективность уже внедренных систем. Это возможно за счет более высокой интеграции с бизнес-приложениями и другими корпоративными системами, а также за счет оптимизации самих бизнес-процессов. К примеру, лишь в 10% компаний налажен удобный автоматический ввод данных в СЭД. В большинстве это делается неэффективно. И в итоге около 38% важных документов не попадает в СЭД в момент их создания. Развитие уже установленных в компании решений – на повестке дня многих российских предприятий.
Еще один тип проектов, которые сегодня продолжают реализовывать компании, связан с масштабированием уже существующих СЭД и электронных архивов. Компания растет, вместе с бизнесом растет и число документов, сотрудников, которые пользуются системой. Если пустить все на самотек, то работа с СЭД станет невозможной, набрав критическую массу данных, она начнет «тормозить» и давать сбои. И дело тут не в качестве внедренного решения, а в том, что информационную систему, как и любой сложный механизм, необходимо развивать и правильно обслуживать. В некоторых случаях требуется расширение функциональности, добавление новых хранилищ данных и дополнительных вычислительных мощностей для растущего числа сотрудников. Относительно новая практика на рынке – передача отдельных процессов, связанных с документооборотом, на аутсорсинг. Компания решает не заморачиваться с внедрением собственной системы и строительством хранилища, а просто отдает весь процесс внешнему подрядчику, который предоставляет процесс, как услугу.
Например, по этому пути пошли в «М.Видео». Недавно этот ритейлер и компания КРОК завершили трехлетнее сотрудничество по аутсорсинговому контракту и подписали новый. «М.Видео» отдает специалистам КРОК все свои договора и прочую бухгалтерскую документацию, они сканируются, сохраняются в облаке КРОК и уже на следующий день доступны в электронном виде сотрудникам ритейлера. Каждый месяц в архив загружается более 40 000 страниц различных документов, доступ к которым осуществляется посредством контекстного поиска. Из облака любой документ можно распечатать, скопировать, переслать и т.д. Система построена с учетом требований безопасности и конфиденциальности. При этом доступ к ней возможен из любого браузера.
«М.Видео», помимо того, что получила возможность быстрого доступа к документам, еще и значительно сэкономила. Стоимость пользования облачной услугой КРОК в течение пяти лет примерно в 2-3 раза ниже, чем затраты на построение собственного архива и владение им.
Модель передачи непрофильных затратных процессов на аутсорсинг – одна из самых перспективных, ведь она позволяет экономить и дает возможность легкого масштабирования процесса. К примеру, если компания увеличится в результате слияния или поглощения, можно будет буквально со следующего месяца просто заказать большие объемы хранилищ и отдать на обработку больше документов. Особенно актуально это в ритейле и финансовых компаниях, где бумажный документооборот и логистика бумаги – это серьезная статья затрат.
Функциональность с человеческим лицом
В связи с программой импортозамещения и падением курса рубля российские разработчики ПО получили преимущество. Но заказчикам важно не потерять в функциональности и удобстве, не переплачивая при этом. Так, сегодня корпоративные потребители бизнес-приложений стали требовательнее и хотят вместе с необходимым набором функций получать также удобный интерфейс, подобный тем, что привыкли видеть в приложениях для массового пользователя, включая соцсети. В этом смысле рынок платформенных решений все еще отстает от требований времени, хотя есть и исключения. «Пять лет назад мы решили, что наш КСЭД КРОК должен быть не только надежным и функциональным, но и обладать удобным графическим интерфейсом. Хотя такого запроса со стороны заказчиков на тот момент не было, – рассказывает Владислав Горяинов, руководитель направления EMC Documentum компании КРОК. – Со временем приходит новое поколение менеджеров, меняется уровень ожиданий по отношению к эргономичности и внешнему виду приложений. И два-три года назад наша система оказалась к этому как раз готова. Сейчас это не менее важный критерий выбора решения, чем функциональность».
КСЭД КРОК разработана в России силами системного интегратора на базе платформы ЕМС Documentum и признана на международном уровне. В 2012 году КРОК получил награду компании ЕМС за инновационность продукта, в том числе и в части графического интерфейса.
Подобные программные решения, по мнению Сергея Плаунова, могут стать именно тем вариантом импортозамещения, что нужен рынку: они сочетают в себе отечественные разработки и возможности, заложенные в платформе, которая развивалась не одно десятилетие.
Впрочем, КРОК автоматизирует документооборот и с помощью решений на базе программного обеспечения с открытым исходным кодом (например, Alfresco и JBoss), а также используя «чисто» отечественные разработки (Directum, DocsVision и др.). Для каждого заказчика решение может быть индивидуальным, в зависимости от задач, требований бизнеса и бюджета.
В целом, по словам г-на Плаунова, заказчики стали меньше обращать внимание на бренд, стремятся получить быстрый экономический эффект в результате реализации ИТ-проекта и ценят те решения и тех поставщиков, которые уже хорошо зарекомендовали себя на рынке, имеют несколько успешных внедрений. Соответствующие этому описанию программные продукты остаются востребованными, несмотря на спад в ИТ-отрасли в целом и в сегменте систем электронного документооборота в частности.
