Подчинить себе время
В Петербурге растет интерес к относительно новому виду обучающих тренингов — тайм-менеджменту. Продвинутые компании все чаще отправляют своих сотрудников на курсы грамотного планирования времени. Кроме того, подобные курсы зачастую оказываются козырем для соискателей, говорят рекрутеры.
Директор представительства HeadHunter по Северо-Западу Юлия Сахарова рассказывает, что первые научные разработки по оптимизации использования рабочего времени, нормированию труда, нормированию времени трудовых операций появились в начале XX века. В СССР это развилось в НОТ ("научная организация труда"). Тайм-менеджмент — одна из подсистем нормирования труда, говорит Юлия Сахарова.
Руководитель отдела аналитики рекрутингового портала Superjob.ru Валерия Чернецова тоже проводит параллель с советской эпохой. "Многие элементы и методы современного тайм-менеджмента существовали в нашей стране и в советский период. Плановая экономика того времени, разработки Советского Союза в науке, технике, производстве не могли обходиться без правильного планирования, учета и анализа временных затрат для достижения поставленных показателей. Поэтому хронометраж рабочего времени всегда являлся необходимым инструментом, помогающим реализовывать в срок поставленные цели и планы", — говорит госпожа Чернецова.
Что касается термина "тайм-менеджмент", то он пришел в Россию с Запада и получил известность в 2005-2007 годах. Так, первая кафедра тайм-менеджмента была открыта в 2007 году в Московском финансово-промышленном университете "Синергия", рассказывает Валерия Чернецова. "Сейчас существует ряд организаций и компаний, которые специализируются на предоставлении образовательных услуг в этом направлении (курсы, тренинги, семинары). Кроме того, специалисты по тайм-менеджменту привлекаются к проектной работе по организации и выстраиванию эффективных бизнес-процессов компаний", — говорит эксперт.
Кому минутку
Руководитель отдела обучения компании "Мастер-класс" Валерия Вахрушева констатирует, что многие придерживаются мнения о том, что управлять временем невозможно и нужно только подстроиться под его течение.
Но существует и другая позиция, которую продвигают организаторы тренингов. Она заключается в том, что определенные инструменты помогают оптимизировать время. "Для меня тайм-менеджмент — это оптимизация жизнедеятельности человека", — говорит Валерия Вахрушева. Она отмечает, что первые программы по обучению эффективному управлению временем появились в России еще в 1990-х, но тогда они были мало востребованы и не получали доверия со стороны потенциальных клиентов.
Но за последние пять лет, по ее словам, интерес к таким программам заметно вырос и продолжает увеличиваться с каждым годом. "Такой спрос вполне объясним. Сейчас требования к сотрудникам выросли. Вместо того чтобы расширить штат, многие работодатели предпочитают наделять одного сотрудника несколькими функциями. Таким образом, работник должен выполнять несколько задач, быстро принимать решения. В этом смысле абсолютно всем важно обладать навыками грамотного использования времени, независимо от профиля компании, в которой человек работает", — говорит госпожа Вахрушева. Она добавила, что компании с иностранным капиталом более привычны к тренингам, и у них традиционно в бюджете есть строчка на проведение тренингов для сотрудников.
Юлия Сахарова полагает, что наиболее востребован тайм-менеджмент в производственных, логистических компаниях и среди топ-менеджеров любой отрасли. "Однако эффективное использование и планирование времени важно специалистам практически любой сферы деятельности — IT, коммерческие отделы, ритейл, общепит", — отмечает эксперт.
Старший консультант по подбору персонала Kelly Services Елена Русецкая также полагает, что навыки тайм-менеджмента нужны всем сотрудникам. "Чем больше на позиции предполагается самостоятельной работы, принятия решений и ответственности, тем важнее уметь планировать временные ресурсы. Именно поэтому "персональный и корпоративный" тайм-менеджмент является одной из ключевых компетенций руководителей, перед которыми стоит задача систематизировать не только свое рабочее время, но и время своих подчиненных", — говорит госпожа Русецкая. "Современный человек, будь то школьник, студент, работник, управленец, постоянно сталкивается с нехваткой времени. Поэтому управление временем важно не только для повышения эффективности рабочих процессов — напрямую влияет на качество личной жизни работника. Как правило, тот, кто умеет хорошо работать, умеет и хорошо отдыхать, не становится жертвой стресса или синдрома хронической усталости", — рассуждает Валерия Чернецова.
Для строчки в резюме
Юлия Сахарова рассказывает, что, как правило, компании привлекают внешних консультантов для обучения управлению временем или поручают данную задачу внутреннему специалисту. Это может быть бизнес-аналитик, внутренний тренер, коуч, специалист по обучению.
"Подобных вакансий на сайте hh.ru по Петербургу только за последний месяц опубликовано более 250. Но чаще всего идеологами тайм-менеджмента в компаниях являются топ-менеджеры и директора. По данным опроса руководителей на нашем сайте, 44 процента из них ежедневно планируют свое рабочее время. Многие ввели эту практику и для своего персонала: 34 процента опрошенных регулярно рассчитывают время сотрудников на работу, 25 процентов — только в моменты авралов", — приводит данные Юлия Сахарова.
Валерия Чернецова, в свою очередь, констатирует, что вакансии "тайм-менеджер" в такой формулировке практически не встречаются на рынке или в записях в трудовой книжке. Иногда соискатели пишут в резюме "тайм-менеджер" в поле "желаемая должность" или в поле "опыт работы". Впрочем, при ближайшем рассмотрении становится понятно, что под этим они больше подразумевают сам по себе хронометраж рабочего времени или составление рабочего графика руководителя, что входит в обязанности секретаря или ассистента.
Впрочем, пройденные курсы тайм-менеджмента добавят соискателю веса на собеседовании, считают специалисты. Работодатели часто в вакансиях в поле "требования к кандидату" указывают, что соискатель должен владеть основами тайм-менеджмента, иметь за плечами пройденные курсы по тайм-менеджменту, говорит Валерия Чернецова. Такие требования, по ее словам, чаще всего встречаются в вакансиях для менеджеров по продажам, для специалистов по связям с общественностью, для руководителей среднего и высшего звена".
Поглотители времени
Спрос рождает предложение, и сегодня в Петербурге работает большое количество компаний, специализирующихся на организации тренингов и предлагающих спецкурс по тайм-менеджменту.
Все программы, которые предлагаются сегодня в России, уже давно были разработаны западными специалистами. Однако опытные специалисты эти программы адаптируют, учитывая реалии российского бизнеса, обстоятельства и цели конкретной компании, говорит госпожа Вахрушева. "Важно понимать, почему компания обратилась к тренеру, какие проблемы мешают ее сотрудникам грамотно распределять рабочее время и выполнять поставленные задачи в указанные сроки", — подчеркивает эксперт.
Как показывают исследования, многие сотрудники неэффективно используют 40% рабочего времени, отвлекаясь на социальные сети, чаепития, перекуры. Для того чтобы сформировать программу, тренеру необходимо изучить поведение сотрудников, руководителей компании, понять, как ведется работа в компании, рассказывает Валерия Вахрушева.
Корпоративный тренинг (для сотрудников определенной компании) традиционно длится два полноценных рабочих дня, с 10 до 18 часов. В процессе курса совмещаются теория и практика. Программа состоит из пяти основных блоков, отмечает Валерия Вахрушева. Первый — "целеполагание". На этом этапе тренер рассказывает, как правильно ставить цели, каким образом организовывать иерархию целей, как определять степень важности каждой из них. "Не всегда сотрудники сами виноваты в том, что не могут в установленные сроки выполнить поставленную перед ними задачу. Нередко руководитель неправильно определяет цель, из-за чего в дальнейшем идет череда проблем", — рассуждает эксперт.
Второй блок программы — "планирование". После того как цели определены, должны быть сформулированы задачи и сроки их решения. На этом этапе тренер рассказывает об инструментах, которые помогают оптимизировать деятельность. Как правило, даются советы по использованию стандартной офисной почтовой программы Outlook, а также рассказываются некоторые нюансы работы с iPhone, планшетами. Но здесь трудно найти какие-то стандартные советы, потому что у всех разные гаджеты, подчеркивает Валерия Вахрушева.
Третий блок — "расстановка приоритетов". На данном этапе необходимо определить, какие задачи будут решаться в первую очередь и почему.
Четвертый блок программы — непосредственно реализация намеченных планов. Здесь важно, чтобы у сотрудника была мотивация выполнять все поставленные руководством задачи. В частности, должны быть одинаковые требования ко всем сотрудникам. То есть если один работник должен выкладываться на 100%, то и все остальные должны выполнять все свои обязанности. К отсутствию мотивации можно отнести и необъективно низкую зарплату. "Кроме того, на этапе реализации планов необходимо бороться с так называемыми поглотителями времени, к которым относятся, например, социальные сети, общение с коллегами, перекуры, чаепития", — рассказывает госпожа Вахрушева.
Наконец, пятый блок — анализ и контроль выполненных задач. На этом этапе необходимо проанализировать, что из намеченного, в каком объеме и в какие сроки удалось сделать.
По такому стандартному кругу специалисты строят свои программы, говорит Валерия Вахрушева. Стоимость корпоративной программы для группы из 15 человек составляет 120 тыс. рублей. Для физического лица курс обойдется в 10-11 тыс. рублей. Есть также специальные программы для руководителей бизнеса, стоимость которых несколько выше, отмечают участники рынка.
Эксперты отмечают действенность курсов по тайм-менеджменту, но подчеркивают, что человек, отправляясь на такой курс, должен понимать, что тренер не посыплет его волшебной пыльцой. Он лишь покажет инструменты, которые помогут оптимизировать время как в офисе, так и за его пределами. "Нужно быть готовым после тренингов продолжать колоссальную работу над собой, менять что-то в своем подходе к работе и отдыху", — резюмирует Валерия Вахрушева.
Мнение
Виктория Кулибанова, генеральный директор коммуникационного агентства Spice Media:
— Основное правило — записывать все дела сразу же, как только появилась мысль о них. Если в данный момент кажется, что ты это не забудешь, то через десять минут ты об этом уже не помнишь. Не надо стараться все запомнить — надо записывать. Если под рукой нет ежедневника, то я ставлю себе напоминание в телефоне. Если какая-то мысль пришла поздно вечером, то я не стараюсь запомнить ее до утра, я моментально ее записываю или пишу письмо тому, кого она касается.
Наталья Суслова, генеральный директор коммуникационного агентства "Репутация":
— У меня синхронизирована почтовая программа Microsoft Outlook с рабочим ноутбуком и телефоном. Главное правило тут — не забывать заносить все встречи и задачи в календарь. Но, несмотря на то, что количество новых гаджетов и программ, помогающих управлять своим временем, растет в геометрической прогрессии, я часто предпочитаю использовать обычные записные книжки в качестве "календарей". Какие-то "быстрые" задачи, появляющиеся в течение дня и требующие оперативного решения, мне удобнее записывать в ежедневник, различные заметки и памятки по ходу работы я тоже часто делаю на бумаге. При этом многоплановые проекты и задачи я сразу формирую в электронном виде: так удобнее планировать этапы, распределять обязанности. Курсы по тайм-менеджменту, на мой взгляд, нужны людям с проблемами в самоорганизации или для систематизации уже накопленных знаний по эффективному управлению временем.
Александр Рассудов, генеральный директор юридической компании Rightmark Group:
— Эффективность работы компании напрямую зависит от умения каждого сотрудника рационально планировать свое рабочее время, грамотно расставлять приоритеты. Использование доступных на сегодняшний день технологий — это не модный атрибут, это серьезный управленческий инструмент. В современных быстродвижущихся бизнес-процессах, когда растет необходимость оперативно отслеживать изменения, контролировать выполнение работы, идти на опережение — это необходимость. Реалии таковы, что не освоив новые возможности по управлению собственным временем сейчас, можно понести убытки в будущем.
Для оптимизации всего рабочего процесса компании мы используем видеосвязь, корпоративную почту, программу автоматизированного электронного документооборота. Последняя оптимизирует весь процесс и позволяет сотрудникам иметь доступ ко всем актуальным на данный момент проектам как из офиса, так и удаленно, например, в командировке или на встрече. Она ведет отсчет времени, затраченного на ту или иную задачу, заблаговременно напоминает о встречах и мероприятиях. Полагаясь на опыт работы с данной программой, могу сказать, что экономия времени колоссальная — она обеспечивает единое информационное пространство для общения и оперативность работы всех сотрудников.
Для управления собственным временем я использую смартфон и ноутбук. Смартфон служит органайзером, позволяет работать с почтой и обеспечивает быстрый доступ к интернету. Ноутбук с удаленным доступом к корпоративному серверу позволяет работать с проектами и документами, отслеживать рабочий процесс.