Создав внутрикорпоративную биржу идей, компания "JTI Россия" обнаружила, что теперь может адресно направлять творческую энергию сотрудников.
Сияние идеиЕкатерина Миллер нашла способ извлечь запертые в головах сотрудников знания
Фото: Коммерсантъ
Философия кайдзен когда-то помогла быстро восстановить промышленность Японии после Второй мировой войны. Ее главный принцип — продвижение маленькими шагами — держится на системе предложений "снизу", помогающих исправлять недостатки и создавать преимущества в мелочах.
В "JTI Россия" нашли в этом источник акселерации бизнеса во всех сферах. И создали BITL — банк идей, с помощью которого, подкрутив настройки, можно повысить показатели работы в условиях ужесточения законов и обострения конкуренции.
Промышленная революция
Кайдзен — философия непрерывного улучшения — визитная карточка японских компаний. Особенно органично она выглядит на промышленных предприятиях. Содержать в порядке рабочее место, переставить лотки с заготовками, изменить маршрут движения продукции по цеху. Тысячи крохотных улучшений вносят свой вклад в конкурентное преимущество компании. Подобные программы существовали и на производственных предприятиях JTI. "Мы попробовали внедрить эти подходы для гуманитарных сфер: маркетинг, HR, продажи",— говорит Екатерина Миллер, директор по HR компании "JTI Россия". Попытка превратилась в создание платформы для управления идеями — BITL (Bringing Idea To Life).
Технологическая основа BITL — ИТ-система, по принципу действия напоминающая воронку продаж: поступающие в систему идеи проходят фильтр экспертов, допускающих предложения на следующий уровень. Идеологическая основа — акцент на реализации и оценке коммерческого потенциала.
Первое звено системы — координатор, его роль выполняет сотрудник HR-отдела. Задача координатора — определить, кому направить поданную идею на первичную экспертизу. Эксперт оценивает идею по нескольким критериям: значимость, экономический эффект, готовый проект, оригинальность. По каждому из пунктов предложение может получить от 0 до 40 баллов.
Последняя инстанция в "воронке" — руководитель функционального направления (директор по HR, логистике, маркетингу и пр.). Он выносит окончательный вердикт — принимать ли предложение к реализации — и назначает ответственных.
"Воронка" позволяет, как в продажах, считать конверсию. В JTI этой возможностью пользуются, тщательно собирая и анализируя статистику. Так, например, доля одобренных идей составила около 20% всех поданных заявок. Реализованы из них около трети, или примерно 5% общего числа поданных заявок. Абсолютные же цифры выглядят так: за прошедший год в "JTI Россия" были поданы всего 990 идей, утверждены 172 и реализованы около 50. Ежедневно в системе регистрируются две-три идеи. Но были и аномальные дни, когда количество предложений возрастало на порядок. Эти отклонения и натолкнули авторов "банка идей" на собственные идеи.
Идейный регулятор
Аналитик отдела техподдержки JTI во Владивостоке Андрей Левашов однажды заметил, что торговые представители вразнобой и часто с ошибками указывают в отчетах наименования торговых марок — всего их в России насчитывается около 700. И разработал электронный словарь, который автоматически распознает название, как бы оно ни было записано. Словарь помог вдвое сократить время на подготовку отчетов. Левашов описал кейс в системе BITL, тот прошел "воронку" и стал одним из лидеров по количеству набранных баллов.
Знания, как известно, сила, а в корпоративной среде они еще и инструмент конкурентной борьбы. Сотрудник вправе оставить свои ноу-хау при себе, повысив собственные показатели. А может сделать их общественным достоянием, обесценив тем самым персональное конкурентное преимущество.
Что взамен?
Корпоративный мир нашел ответ на этот вопрос: сотрудник может обменять скрываемые персональные ноу-хау на место в "социальном лифте". Для этого системы управления интегрируют с системами кадрового резерва, развития персонала. Сотрудники, проявившие себя, получают надежный способ выделиться. В BITL всем сотрудникам компании видна любая внесенная идея, ее текущий статус, оценки и ответственные за ее "движение". Под каждой идеей — аналог форума, возможность принять участие в ее обсуждении.
Идею Андрея Левашова признали одной из лучших на конкурсе в штаб-квартире компании в Женеве. И хотя Левашов работает во Владивостоке, теперь он, пожалуй, больше на виду у руководства, чем коллеги из головного офиса. "Участие в BITL становится своеобразным рейтингом вовлеченности в жизнь компании",— поясняет Миллер. Но кроме перспектив карьерного роста в российском JTI сотрудникам предложили и конкретные материальные стимулы. Так, авторы идеи, набравшей 50 баллов, получали в качестве награды iPod, 75-95 баллов — iPhone или iPad, больше 140 баллов — MacBook Air. В первые дни после запуска "биржи идей" компания ожидаемо получила всплеск активности, но затем он стабилизировался. Тогда в JTI решили провести эксперимент: на один день удвоили "ставки" — количество баллов, присуждаемых за поданную идею. Вместо двух-трех идей в этот день в BITL зарегистрировали 45 предложений. Как написали бы в учебнике по экономике, "спрос оказался эластичен по цене".
"Мы поняли, что сможем адресно направлять творческую энергию наших сотрудников на решение приоритетных задач",— говорит Миллер. Такой приоритетной задачей для компании в ближайшее время станет перестройка бизнес-модели на фоне ограничений антитабачного закона, большинство положений которого вступят в силу 1 июня 2013 года.
Новый закон полностью запрещает рекламу табачных изделий, а с 1 июня 2014 года — их выкладку на прилавках. Табачным компаниям нельзя будет проводить лотереи и применять скидки. Эти требования фактически закроют доступ на табачный рынок новым игрокам и усложнят конкуренцию среди нынешних.
"Адаптация под новые правила — это колоссальная работа для всех подразделений, которую нам нужно сделать быстро. И здесь BITL может принести большую пользу — улучшения, которые предлагают авторы идей, помогут адаптировать бизнес под новые правила игры",— говорит Екатерина Миллер.
В компании ищут новые способы повышения эффективности BITL. Для самых активных участников проекта открыты тренинги по инновационному мышлению и развитию креативности — так в компании формируют ядро "генераторов идей". "Запас знаний и идей в головах сотрудников всегда превышает рамки их служебных обязанностей. Именно эти неявные, "запертые в голове знания" способны дать компании конкурентное преимущество и повысить эффективность бизнеса",— говорит Миллер.
990 идей были поданы в систему BITL сотрудниками компании "JTI Россия" за прошлый год