Электронный документооборот внутри компании обеспечивает наибольшую эффективность бизнес-процессов, снижая издержки. По статистике, сейчас компании подключают к системам корпоративного документооборота не более 40% сотрудников из-за отсутствия универсальных программных решений. Однако расширение охвата позволит вывести управление процессами внутри компании на новый уровень — вопрос в том, какого рода продукты могут обеспечить эти потребности без существенных рисков.
В онлайновой, электронной стороне жизни современной компании принимают участие практически все ее сотрудники. Но вот в стандартизованном электронном документообороте обычно участвуют только несколько ключевых подразделений: отдел продаж, бухгалтерия, и т.п. Внедрять и поддерживать в системе документооборота такие процессы, как заказ офисной бумаги слишком дорого. Поэтому все остальные работают с коллегами при помощи переписки по e-mail и обмена вложенными файлами. Это приносит компании косвенные убытки, поскольку манипуляции с почтой, поиск самой свежей версии вложенной таблицы, чтобы дописать в нее свою строку – операции, отнимающие у сотрудников массу времени.
Крупный бизнес находится в активном поиске промежуточного решения – отчасти самоуправляемого, достаточно универсального и пригодного для документооборота между всеми сотрудниками. Подобно тому, как Facebook упрощает обмен фотографиями и ссылками, описываемая система должна делать необременительным обмен файлами и совместную работу над документами. Разумеется, современные сотрудники часто работают вне офиса и используют для этого личные устройства, в том числе смартфоны и планшеты. К тому же, компании сегодня более открыты и активно используют аутсорсинг, поэтому к ряду документов должен быть доступ и у контрагентов. Также важно, чтобы гибкость и свобода не превращались в анархию – за движением информации должен присматривать ИТ-департамент, ограничивая видимость «режимных» документов, предотвращая случайное удаление нужных данных и, наоборот, дистанционно уничтожая информацию с потерянных устройств.
Однако продукты, предлагаемые IT-компаниями для решения этих задач, имеют выраженную полярность – либо продукт корпоративный и предназначен для классического регламентированного документооборота, либо это удобная и красивая утилита для домашнего использования, ярким примером тут является Dropbox. Есть, впрочем, Syncplicity — облачный сервис, в прошлом году приобретенный корпорацией EMC. Это решение изначально проектировалось как корпоративный продукт, удобный конечным пользователям в компаниях. На момент приобретения Syncplicity пользовалось уже несколько тысяч корпоративных клиентов. Основная задача сервиса – это синхронизация файлов на различных устройствах одного и того же пользователя, а также организация совместного доступа к файлам с контролем версий. В эту незатейливую схему прекрасно укладывается большая часть неформализованных процессов документооборота, при условии, что сотрудники отказываются плодить письма с вложениями и переходят к общему пользованию нужными файлами. Принципиальным отличием Syncplicity от «бытовых» сервисов является высокая отказоустойчивость и мощная система администрирования. Например, сотрудники IT-отдела могут присваивать всем пользователям те или иные права доступа к файлам и группам файлов, а также управлять жизненным циклом хранимых данных на различных устройствах пользователя. По словам вице-президента по продуктам EMC IIG Рохита Гхая (Rohit Ghai) , ключевым моментом для компаний, внедряющих Syncplicity, становится интеграция «формального» и «неформального» документооборота. Если на каком-то этапе созданный документ нужно отправить контрагенту вне компании, он покидает систему документооборота и обычно направляется, например, по e-mail, лишая компанию всякого контроля над дальнейшей судьбой данных. Syncplicity решает эту проблему, подключаясь к системе документооборота Documentum xCP, Documentum D2. Можно настроить бизнес-процесс в системе Documentum так, что сгенерированный документ будет автоматически «проталкиваться» контрагенту в папку на его компьютере, или даже прямо ему на смартфон. Но если файл нужно отозвать или отредактировать, это вполне возможно, и не потребует дополнительных усилий.