Чтобы начать процедуру поиска и подбора ребенка в России, гражданин США должен обратиться в агентство, имеющее лицензию того штата, где агентство находится. На территории России эту функцию осуществляют международные и российские агентства, чья деятельность одобрена правительством РФ. Ежегодно обновляемые списки таких организаций публикуются на сайте посольства США в РФ и на сайте российского посольства в Вашингтоне. В настоящее время на территории России официально аккредитованы 39 американских агентств по усыновлению. По словам представителей агентств, процесс подбора и усыновления ребенка обычно занимает от двух до четырех лет и в среднем обходится потенциальным родителям в $30–50 тыс. В эту сумму не входят расходы на три обязательные поездки в Россию, личные траты и подарки, которые американцы обычно привозят в детские дома. В рекламных проспектах обычно отмечают, что процедура усыновления значительно короче, если речь идет о детях старше шести лет, детях с инвалидностью или детях, у которых есть брат или сестра и которых по российским законам нельзя разделять. После обращения в агентство по усыновлению в течение первого полугодия с родителями работают социальные службы США, которые собирают досье: в нем отражены жилищные условия, доход, социальный статус, привычки и психологические особенности родителей. Если социальные службы «одобряют» семью, то ей предлагают на выбор несколько детей. Согласно закону, в сопроводительных документах должны быть подробно описаны все проблемы со здоровьем, а также психологический портрет ребенка. К пакету документов прилагается и рекомендация врачей о том, какое именно медицинское обслуживание понадобится ребенку. Если медицинская страховка родителей не покрывает расходы на медицинское обслуживание ребенка, то семье, скорее всего, откажут в усыновлении этого ребенка.
Если все согласования пройдены, то агентство организует первую поездку родителей для личного знакомства с ребенком. На последнем этапе процедуры усыновления заявку американских родителей утверждает Министерство образования и науки РФ, после чего документы направляются в суд для принятия окончательного решения. По законам США все иммиграционные документы на сирот оформляются на самом последнем этапе, и в Америку ребенок въезжает по своему российскому паспорту. При этом гражданином США он официально становится сразу же после пересечения американской границы.
В соответствии с требованиями российской стороны одновременно ребенок сохраняет и российское гражданство, и сразу же после приезда в США приемные родители обязаны зарегистрировать усыновленного в одном из консульских учреждений.
Несмотря на заявления российских официальных лиц о том, что дипломаты РФ не могут следить за судьбой детей, усыновленных из России, существующие требования и не предполагают никакого консульского контроля за усыновленными. Согласно правилам, приемные родители обязаны представить лишь четыре отчета (через 6, 12, 24 и 36 месяцев после приезда ребенка в США). Документы должны быть переведены на русский язык и официально заверены нотариусом, содержать пять фотографий ребенка, а также описание состояние здоровья, социального развития, получаемого ребенком образования. По требованию российской стороны отчеты должны быть адресованы непосредственно в Министерство образования и науки, которое и осуществляет контрольные функции.