Будут ли нарушены требования законодательства при заключении договора хранения документов, если сам договор будет оформлен в письменной форме, а приложение к нему — в электронном виде? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Светлана Медведь и Виктория Комарова.
Организацией заключается договор хранения документов. К договору в качестве приложения организация планирует приложить реестр документов, которые передаются на хранение, то есть в этом приложении будет индивидуализирован предмет договора. Поскольку реестр очень большой, данное приложение должно быть распечатано на 10 пачках бумаги. В связи с чем предлагается это приложение сделать в электронном виде - на диске, защищенном от перезаписи. Можно ли так сделать? Будет ли договор считаться заключенным?
В соответствии со ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ). Передаваемая на хранение вещь является непосредственным объектом договора, а условие, позволяющее определить этот объект, следует считать существенным условием договора хранения (смотрите, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.06.2009 N А58-3730/2008, решение Арбитражного суда Республики Марий Эл от 20.10.2006 N А38-1313-8/156-06 (извлечение)).
В рассматриваемом случае договор планируется оформить таким образом, что объект договора хранения, то есть условие о том, какие именно документы передаются на хранение, а также условие об их количестве будут согласованы дополнительно. Такой порядок оформления текста договора по закону не запрещен, поэтому стороны вправе зафиксировать указанное условие договора хранения таким способом (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.10.2008 N А58-264/08-0215-Ф02-5291/2008). Если сторонами договора установлено, что условие об объекте договора хранения будет зафиксировано письменно в приложении к основному договору, то договор хранения соответствующего имущества будет считаться заключенным (и порождающими для сторон взаимные права и обязанности) только после подписания такого приложения, в котором будет определено такое существенное условие. В этом случае отношения сторон по поводу хранения этого имущества будет регулироваться одновременно договором и соответствующим приложением к нему.
Как следует из вопроса, договор хранения планируется заключить в письменной форме путем составления одного документа в бумажном виде, подписанного сторонами. Это согласуется с п. 1 ст. 434, п. 1 ст. 158, п. 2 ст. 160 и ст. 161, п. 1 ст. 887 ГК РФ. Приложение же к договору, как мы поняли, будет существовать только в виде электронного документа.
Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Законодательство не связывает понятие "документ" только с бумажным носителем. Статьей 160 ГК РФ установлено, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Следовательно, для того, чтобы информация, представленная в электронной форме, и содержащая сведения о взаимных обязательствах сторон, имела юридическую силу, а действия сторон по установлению таких обязательств отвечали требованиям о соблюдении письменной формы сделки, электронный документ должен быть подписан сторонами.
Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Возможность использования электронной цифровой подписи предусмотрена п. 1 ст. 4 и п. 2 ст. 19 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Таким образом, оформление сторонами в письменной форме договора хранения и приложений к нему на разных носителях не нарушает требований законодательства о заключении гражданско-правового договора. Если по всем существенным условиям договора хранения стороны достигли согласия, такое оформление договора само по себе не может являться основанием для признания его незаключенным (постановление ФАС Московского округа от 12.04.2012 N Ф05-2886/12 по делу N А40-94908/2011, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 06.08.2012 N 05АП-5867/12). В договоре сторонам целесообразно указать на то, что предмет договора будет уточнен сторонами дополнительно в приложении N 1, являющемся неотъемлемой частью договора хранения и оформленном в виде электронного документа с использованием сторонами электронной подписи, зафиксированного на соответствующем носителе.
Отметим также, что договор хранения по общему правилу является реальной сделкой (п. 2 ст. 887 ГК РФ). То есть договор хранения считается заключенным с момента передачи вещи на хранение и обязанности по этому договору могут возникнуть у его сторон именно с момента фактической передачи вещи. Договор хранения может носить и консенсуальный характер, если соглашением сторон предусмотрено, что хранитель обязан принять на хранение вещь от поклажедателя в предусмотренный договором срок. Однако ГК РФ допускает заключение консенсуальных договоров только профессиональными хранителями. Если в рассматриваемом случае договор хранения не содержит подобного условия, для того, чтобы считать такой договор заключенным, одного достижения соглашения по всем существенным условиям между ее сторонами недостаточно - необходима еще передача вещи.