Бизнес многих компаний достиг того уровня сложности, когда человек у уже не под силу разобраться во всех деталях финансовой отчетности. Автоматизация бизнес-процессов крайне необходима, иначе последствия для компании могут быть печальными.
Скандал, связанный с компанией Enron, вошел в учебники по экономике. В 2006 году ее главу Джеффри Скиллинга осудили за мошенничество, приговорив к 24 годам тюремного заключения. Обвинение строилось на том, что якобы топ-менеджеры под руководством Скиллинга скрывали от акционеров реальное положение дел энергетического гиганта, доведя компанию до банкротства.
Журналист The New York Times Малкольм Гладуэлл позже обнаружил, что обвинение было несостоятельным: компания всегда исправно публиковала свои финансовые отчеты. Но деятельность ее была столь запутанной и операции с акциями — столь многочисленными, что указать все детали в одном отчете было просто невозможно. Большая часть информации давалась в сокращении с примечаниями и контактными данными для уточнения деталей.
Сегодня многие средние и крупные компании сталкиваются с теми же проблемами. В мае 2012 года Oracle и Accenture опубликовали результаты исследования, показавшего, что в последнее время большинство компаний во всем мире вложили значительные средства в системы финансовой отчетности. За прошедшие три года 82% опрошенных компаний (90% в России) модернизировали закрытие отчетных периодов, подготовки и подачи отчетности. 47% компаний (64% в России) инвестировали средства в улучшение, по крайней мере, одного из этих процессов.
Исследователи выяснили, что проблема в непродуманных инвестициях. Как следствие, на предприятиях стали приниматься неэффективные решения, возникли непрозрачные процессы, появилась неуверенность в качестве и точности финансовых сведений. Компаниям необходимо изменить инвестиционные стратегии, чтобы избежать роста затрат, непродуктивной финансовой отчетности и пропущенных ключевых внутренних и внешних сроков подачи отчетов.
Для ежедневного отслеживания и управления отчетностью в 72% опрошенных компаний до сих пор используются электронные таблицы и электронная почта (68% компаний). В России — 74% и 77% соответственно.
Директор по развитию бизнеса компании «Форс» Николай Зезюлинский рассказывает: «Проблемы, связанные с неэффективным ведением финансовой отчетности, возникают и в крупном, и в среднем бизнесе. Происходит это тогда, когда из-за роста самого бизнеса становится недостаточно имеющихся средств, которые обеспечивают полный и оперативный финансовый контроль.
Возможности „ручного управления“ крайне ограниченны, особенно при активном территориальном росте или диверсификации бизнеса. При помощи обычных средств офисной автоматизации становится все труднее формировать и оперативно сводить финансовую и управленческую отчетность в рамках холдинга, соблюдать единую бюджетную дисциплину, обеспечивать надлежащий контроль платежей». Эксперт предупреждает, что может наступить момент, когда многочисленные ошибки и проволочки станут препятствовать развитию бизнеса и приносить убытки. Поэтому о внедрении специализированной системы управления финансовой деятельностью предприятия лучше задуматься заранее. Это позволит устранить большую часть причин головной боли финансового департамента. Прежде всего специализированная система поможет обеспечить бюджетное планирование на основе единой бюджетной модели предприятия сверху вниз и снизу вверх, ввести регламенты согласования бюджетов. «Главный итог для бизнеса заключается в возможности установить на предприятии жесткую финансовую дисциплину. Это означает ежедневный контроль над исполнением бюджета и автоматизированное формирование аналитической отчетности по фактическим данным для своевременного принятия решений»,— говорит Зезюлинский.
В российских компаниях в большинстве случаев задачи финансового управления автоматизированы лишь частично. В первую очередь ИТ-бюджеты выделяются на автоматизацию основных бизнес-процессов, напрямую влияющих на эффективность. Но на каком-то этапе развития предприятия становится понятно, что решать более сложные финансовые задачи с помощью Excel и бухгалтерской системы становится все труднее, а зачастую просто невозможно.
Исследователи выяснили, что 86% опрошенных компаний (93% в России) вложат в такие системы значительные средства в ближайшие пять лет. При этом 46% компаний (66% в России) должны коренным образом усовершенствовать все три фазы отчетности. Это поможет им решить многие задачи, которые стоят перед ними сейчас, и привести процессы отчетности в соответствие с ожиданиями и требованиями к их эффективности. Кроме прямой пользы для экономики страны здесь есть потенциал для роста прибыли ИТ-компаний, предлагающих соответствующие услуги и продукты.