На чем не надо экономить, чтобы увеличить доходность бизнеса.
Купить новое программное решение или сделать ремонт в офисе?
Обновить операционную систему или «сэкономить» деньги и остаться со старой Windows XP?
Проблемы, связанные с выбором решения, постоянно встают перед любой компанией. В перечне критериев для вынесения окончательного вердикта обычно присутствует экономия средств. Как не увлечься и не превратить экономию в потери для компании?
Прописная истина, о которой нередко забывают: любой новый проект начинаем с определения его целей. Зачем он нужен, как реализация задачи поможет осуществлению бизнес-целей компании?
Каждый новый проект должен стопроцентно работать на цели компании. Если это не так, вкладываться в проект вредно. Таким образом, существенную экономию ресурсов можно получить на исключении из работы проектов, не совпадающих с целями компании.
Если новое решение может быть внедрено силами ИТ-специалистов, то при правильном подходе этот процесс может быть реализован с высокой эффективностью. В качестве примера можно рассмотреть модернизацию операционной системы. Обычно производители уделяют серьезное внимание миграции с одной версии операционной системы на другую. Так компания Майкрософт для перехода на Windows 7 выпустила несколько удобных инструментов, обеспечивающих плавную смену операционных систем силами ИТ-департамента.
Если же для внедрения ИТ-решений требуются сотрудники бизнес-подразделений, то до старта проекта следует согласовать выделение этих ресурсов. Провал ИТ-проектов в большой мере связан именно с недостаточным участием в их реализации экспертов от бизнеса.
В условиях быстрого роста рынка большинство компаний увеличивают доходность в основном за счет расширения бизнеса. При этом вопросам его оптимизации и повышения эффективности редко уделяется должное внимание. Часто автоматизацию воспринимают, как бесполезную трату денег. Перефразируя известную поговорку, можно сказать: «Вы не любите информационные технологии? Просто вы не умеете их готовить!»
Ведь даже процесс перехода на новую операционную систему дает возможность существенной экономии: «С Microsoft Windows 7 ИТ-отдел может внести существенный вклад в сокращение расходов компании, начиная от экономии электроэнергии и заканчивая уменьшением затрат на техподдержку. Этому способствуют, например, такие функции новой операционной системы, как DirectAccess, BranchCache, PowerShell, средства диагностики проблем ПК», – отмечает Кирилл Титов, руководитель проекта внедрения Windows 7 «Мегафон».
«Windows 7 предоставляет лучшие возможности с точки зрения доступа к информации, удобства работы пользователей и администраторов, повышения надежности и безопасности работы с компьютером, а также общего снижения расходов на функционирование и администрирование компьютерного парка, - подчеркивает Константин Юнов, ИТ-директор «МегаФон».
Для получения нужного бизнес-эффекта при внедрении ИТ-технологий, надо оценить TCO (Total cost of ownership) или «совокупную стоимость владения». Это позволяет учесть все затраты, связанные с ИТ-решением. Например, расчет рентабельности инвестиций для проекта перехода на Windows 7 Корпоративная в компании «Мегафон» показал, что в течение трех лет после перехода на новую ОС ожидается экономия в размере 68 млн. рублей. Это достигается за счет:
1) профилактики инцидентов и автоматизации задач, связанных с ИТ, что приведет к повышению производительности труда сотрудников на 54,2%;
2) увеличения количества ПК к числу обслуживающих сотрудников ИТ-отдела (с 37,5 компьютеров до 104,1);
3) уменьшения числа обращений в службу поддержки в месяц (с 4300 до 3500);
4) сокращения потребления электроэнергии ПК на 38810 кВт в год;
5) оптимизации уровней обслуживания, что предотвращает инциденты и сокращает среднее время восстановления после отказа.
Нередко, погнавшись за дешевой начальной стоимостью, предприятия получают обратный эффект – и денег на автоматизацию тратят больше, и эффективность бизнеса снижается. А все потому, что перед началом изменения ИТ-инфраструктуры, не было времени хотя бы оценочно сравнить TCO различных решений по следующим критериям:
1. Затраты на приобретение оборудования и ПО.
2. Затраты на их установку.
3. Затраты на техническую поддержку.
4. Зарплата ИТ-персонала.
5. Расходы от простоя из-за сбоев ИТ-системы.
6. Затраты на обучение пользователей.
Очень важно понимать, что эффективность ИТ-системы закладывается на этапе ее создания, и любая «жабность» на этом этапе может серьезно отразиться на стабильности и надежности функционирования ИТ-системы. Руководство компании и ИТ-департамент должны очень серьезно подойти к выбору ИТ-продукта. Часто такие характеристики ИТ-систем, как надежность, стабильность, низкие эксплуатационные затраты и расходы на модернизацию определяются уровнем начальной проработки при выборе и внедрении системы.
Экономить надо с умом, чтобы не сокращать расходы, а увеличивать доходы. И самый лучший инструмент для этого – правильно подобранная система автоматизации.