Организация выполнила обязательства по договору с нарушением условий качества: изготовленная рекламная конструкция сломалась еще до момента окончательного расчета. Ремонт осуществила другая фирма, на стоимость услуг которой заказчик уменьшил оплату подрядчику. Какие документы заказчик должен предоставить подрядчику для списания образовавшейся задолженности?
Имеющегося отчета недостаточно для уменьшения задолженности организации - заказчика. Организации - подрядчику целесообразно иметь претензию заказчика, акт (ведомость) о выявленных дефектах, акт выполненных ремонтных работ, а также соглашение о зачете взаимных требований.
ОБОСНОВАНИЕ ВЫВОДА. Качество выполненной подрядчиком работы должно соответствовать условиям договора подряда, а при отсутствии или неполноте условий договора требованиям, обычно предъявляемым к работам соответствующего рода ( п.1 ст. 721 ГК РФ).
Согласно п. 1 ст. 723 ГК РФ в случаях, когда работа выполнена подрядчиком с отступлениями от договора подряда, ухудшившими результат работы, или с иными недостатками, которые делают его не пригодным для предусмотренного в договоре использования, заказчик вправе, если иное не установлено законом или договором, по своему выбору потребовать от подрядчика:
- безвозмездного устранения недостатков в разумный срок;
- соразмерного уменьшения установленной за работу цены;
- возмещения своих расходов на устранение недостатков, когда право заказчика устранять их предусмотрено в договоре подряда.
Исходя из положений ст.ст. 721 и 723 ГК РФ, при выявлении дефектов выполненных работ заказчик должен инициировать подписание двустороннего акта, в дальнейшем, в случае необходимости, проведения независимой экспертизы. При этом заказчик вправе воспользоваться правом потребовать от подрядчика устранения дефектов, а также привлечь стороннюю организацию для устранения дефектов с возложением расходов на подрядчика (см. постановление ФАС Московского округа от 12.05.2011 N Ф05-2859/11).
В соответствии со ст. 397 ГК РФ в случае неисполнения должником обязательства изготовить и передать вещь в собственность, в хозяйственное ведение или в оперативное управление, либо передать вещь в пользование кредитору, либо выполнить для него определенную работу или оказать ему услугу кредитор вправе в разумный срок поручить выполнение обязательства третьим лицам за разумную цену либо выполнить его своими силами, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, договора или существа обязательства, и потребовать от должника возмещения понесенных необходимых расходов и других убытков.
В рассматриваемом случае заказчик устранил с привлечением третьего лица недостатки конструкции. Одновременно, заказчиком и подрядчиком было подписано дополнительное соглашение к договору, по которому заказчик погашает оставшуюся задолженность, уменьшенную на сумму его расходов на ремонт. При этом заказчик представил отчет, в котором была указана только сумма ремонта без ее расшифровки, а также не представлены другие документы, подтверждающие расходы.
Как известно, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)).
При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).
Следовательно, как для признания в учете расходов на ремонт конструкции, так и для уменьшения задолженности заказчика у организации - подрядчика должен иметься соответствующий первичный документ.
В настоящее время унифицированная форма акта выполненных по договору подряда работ отсутствует. Таким образом, помимо дополнительного соглашения к договору у организации - подрядчика должен быть акт выполненных работ по устранению недостатков рекламной конструкции, содержащий все реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Кроме того, акт должен содержать сведения о стоимости выполненных работ, перечень конкретных видов работ и т.п. При составлении рекламационных актов (аналогичных документов) присутствие представителя подрядчика обязательно (см. постановление ФАС Московского округа от 14.09.2011 N Ф05-8811/11 и др.)
Также организация - подрядчик должна иметь претензии заказчика, а также акты (ведомости) о выявленных дефектах, в которых следует указать характер и объем недостатков. Данные документы также должны быть оформлены в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
На основании ст. 410 ГК РФ обязательство может быть прекращено полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны.
В рассматриваемом случае организация - подрядчик фактически не перечисляет денежные средства в возмещения расходов организации - заказчика на устранение недостатков, а уменьшает сумму задолженности последнего.
В такой ситуации полагаем, что для уменьшения задолженности организации - подрядчика сторонам следовало составить акт взаиморасчетов или соглашение о зачете взаимных требований.