Пивоваренная компания "Балтика" использует одну и ту же систему электронного документооборота уже более девяти лет, причем большую часть поддержки компания осуществляет своими силами.
Без вариантов
Внедрением системы электронного документооборота "Балтика" озадачилась еще девять лет назад, когда потребовалось организовать коллективную работу с документами. На тот момент в компании требовалось наладить электронный документооборот примерно 500 сотрудникам, а на рынке было представлено совсем немного продуктов СЭД. Так что долго выбирать не пришлось: компания IBM как раз предлагала выгодную схему лицензирования продукта Lotus Domino. Платить нужно было за лицензию для пользователя системы и для процессора сервера. Но даже в минимальной поставке покупатель получал также ПО для электронной почты Lotus Notes. Аналогов, сопоставимых по цене, не было тогда вовсе, а в профессиональной среде ИТ-специалистов, особенно среди тех, кто работал в западных компаниях, продукт IBM считался наиболее подходящим.
В течение нескольких лет растущие потребности компании удовлетворялись внутренними ресурсами. В определенный момент стало ясно, что привлечение программистов компании для разработки новых баз данных уже неэффективно. Потребность в системе росла с каждым днем. При этом базы трех- и пятилетней давности уже не соответствовали реалиям компании. Поэтому в 2007 году часть поддержки системы, касающуюся разработки новых баз данных, отдали на аутсорсинг. "В частности, это позволило приучить внутренних заказчиков точно формулировать свои пожелания к функционалу системы. Если раньше, при взаимодействии со своими коллегами из ИТ-отдела, можно было позволить несколько раз уточнить и даже поменять задачу, то с внешним подрядчиком такое не проходит. К продукту разработчика также предъявляются более высокие требования, например, последняя разработанная база данных была принята после прохождения и положительной оценки 120 функциональных тестов",— рассказывает Илья Тамбовцев, начальник отдела развития информационной инфраструктуры.
В самом начале с СЭД работали всего 200 сотрудников "Балтики", сегодня — уже 4 тыс. Сейчас система основывается на 70 серверах, а число баз данных в ней выросло до 80. Каждая база как инструмент для совместной работы обеспечивает автоматизацию ряда бизнес-процессов внутри компании. Например, база "Договоры": компания заключает в день до 100 договоров, ответственные по ним располагаются во всех регионах, участники процесса согласования отдельного договора могут находиться как в штаб-квартире, так и в различных филиалах. До 2006 года число пользователей СЭД удваивалось каждый год. "Сегодня мы в точке насыщения и спокойного роста числа пользователей системы,— говорит Илья Тамбовцев.— Сейчас практически любой сотрудник — пользователь внутренних ИТ-сервисов в компании также работает и с системой электронного документооборота".
В очередь с подносами
При этом в "Балтике" придумали некоторые нестандартные способы использования СЭД. Например, система привязана к счетам за мобильную связь сотрудников. Превышая установленный для должности лимит не по служебной необходимости, работник компенсирует перерасход самостоятельно. "Если нам удается экономить хотя бы по 100 руб. с помощью этого метода, то в пересчете на 4 тыс. сотрудников получается ощутимая сумма: 400 тыс. руб. В реальности тоже экономия весьма существенная",— рассказывает представитель компании. Также в Lotus Domino ведется учет питания сотрудников на всех заводах. Система учета питания — крупнейшая в России. БД "Столовая" единая и распределена на десять заводов плюс штаб-квартиру. Она связана с системой распределенного доступа и персональными карточками сотрудников, в день столовые компании обслуживают до 8 тыс. человек. Каждый обед отслеживается, по итогам месяца составляется отчет по каждому сотруднику, ведется подсчет всех реально съеденных порций. Затем вся эта информация передается в ERP для нужд бухгалтерии.
В качестве системы управления предприятием также много лет назад был выбран продукт отечественных разработчиков — "Монолит-инфо". Сначала с помощью этого ПО была автоматизирована работа бухгалтерии, затем внедрены дополнительные функции. Со временем добавились модули управления персоналом, управленческого учета, планирования цепочки поставок, Business Intelligence и другие. Lotus интегрируется с "Монолитом" по контуру персонала.
И ERP, и СЭД функционируют распределенно, связывая штаб-квартиру в Санкт-Петербурге, где около тысячи пользователей, и заводы по всей стране. Площадки связаны между собой корпоративными каналами передачи данных (WAN). На каждой расположены серверы почты, документооборота. Пользователи работают с серверами на своей площадке в пределах локальной сети, что улучшает доступность серверов почты и документооборота в несколько раз по сравнению с полностью централизованным решением, из-за особенностей работы Lotus Domino. Такая распределенная схема требует постоянных репликаций для обмена документами между площадками и поддержания данных в актуальном состоянии.
Кроме того, интенсивность использования СЭД растет на 20-30% в год, почты — на 10-15%. Письма становятся все более "тяжелыми", это сказывается на затратах на передачу данных по выделенным каналам связи — "Балтика" их арендует. Все документы и письма требуется хранить, причем с возможностью сделать резервную копию и с дублированием систем хранения для отказоустойчивости. Отсюда потребность в более мощных серверах и большем их количестве, чтобы обеспечить адекватную производительность и доступность почты и документооборота.
Семь раз отмерь, один внедри
"Мы очень ждали новую версию Lotus Domino и одни из первых в России начали осуществлять переход на нее",— подмечает Илья Тамбовцев. Проект перехода с предыдущей, седьмой серверной версии Lotus Domino на новую Lotus Domino 8.5, а также переход клиентов шестых и седьмых версий системы на Lotus Notes 8.5.1 начался в канун Нового года и пока не закончился. На сегодняшний день лишь около половины пользователей подключено к новой версии системы. Дело в том, что переход осуществляется в ручном режиме,— теперь нет возможности просто записать файлы на флеш-карту и дать пользователю самостоятельно обновить СЭД. Требуется, чтобы к каждому компьютеру подошел сотрудник ИТ-отдела, сохранил настройки системы, "снес" старую версию, развернул и настроил новую. По словам Ильи Тамбовцева, процесс занимает полтора-два часа. То есть на всю компанию придется потратить около 8 тыс. человеко-часов. А за СЭД отвечает команда из четырех сотрудников.
Переход на новую версию позволил снизить трафик в Lotus Domino с помощью репликации баз и роутинга почты и сократить объемы ресурсов хранения данных. IBM внедрила новые механизмы хранения DAOS в версии Lotus Domino 8.5. Эта технология основана на том, что вложенные документы из почты и СЭД выносятся за пределы базы и складируются в виде отдельных файлов. Таким образом, когда пользователи пересылают друг другу одно письмо с вложением, просто делается ссылка на соответствующий файл и прикрепленный документ не дублируется в базе. За счет ликвидации передачи дублирующей информации значительно снизились размеры баз, повысилась скорость работы с базами данных для сервера и пользователей, уменьшилась нагрузка на каналы.
Комментарий эксперта
Роман Иванов, заместитель директора департамента технологий информационного менеджмента компании "АйТи":
Проект на 4 тыс. рабочих мест сегодня является достаточно крупным для российского рынка. Внедрение системы было закончено в 2003 году. Команда администраторов, которая тогда была обучена, показала себя с самой лучшей стороны. Все эти годы они без привлечения сторонних организаций развивают систему. Увеличение количества пользователей с 200 до 4 тыс., использование системы для документооборота между удаленными филиалами, параметры проведенной доработки являются показателями очевидной эффективности работающей системы.Если говорить вообще о проектах перехода с предыдущих седьмых версий Lotus Domino и Lotus Notes шестых и седьмых версий на новые, то массовым этот процесс назвать пока нельзя. В практике нашей проектной деятельности закончен только один такой проект — в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр). Но уже сейчас можно отметить, что организации, работающие на платформе Lotus предыдущей версии, начинают готовиться к переходу на новую. Процесс этот идет медленно, но верно. Заказчики предпочитают не торопиться и подходить к изменениям максимально осознанно и подготовленно. В этом случае переход будет быстрым и безболезненным.