В силу растущего потока информации, которую необходимо было обрабатывать в сжатые сроки, компании OBI требовалось решение, которое бы легко адаптировалось под нужные задачи, было бы достаточно гибким и в то же время не слишком дорогим в установке и эксплуатации
Французское слово OBI известно, пожалуй, всем жителям России, а также Центральной и Восточной Европы — так произносится термин "хобби". И именно так звучит название магазина, предназначенного для тех, кто делает что-либо своими руками: от вышивки до строительства дома. Взгляд за кулисы магазина, впрочем, не оставляет сомнений: работа для этих людей — не хобби, а профессиональное занятие. Когда речь зашла о выборе ERP-системы, специалисты OBI и Columbus IT избрали путь тщательного и скрупулезного анализа деятельности компании с целью создания уникального решения.
Сеть магазинов OBI на данный момент насчитывает 525 супермаркетов в 13 странах Центральной и Восточной Европы. 38000 сотрудников работают по всему миру, из них 2500 — в России.
Российская специфика
Бизнес OBI представляет собой сложный многоуровневый процесс: до попадания на полки магазина товару предстоит долгий путь со склада фабрики-производителя. Практически все магазины стран, в которых OBI ведет деятельность, работают по схеме DDP (Delivered Duty Paid): такой порядок отгрузки предполагает, что поставщик привозит товар непосредственно в магазин и берет на себя ответственность за все пошлины, налоги и риски, связанные с доставкой. Данная схема поставок изначально предусматривалась при разработке внутреннего решения для учета товаров и ведения бизнеса OBI, которое выполняет частичные функции ERP-системы в большинстве стран, где присутствует компания.
Тем не менее, в силу российской специфики подход, отработанный в других странах, здесь не подошел: как правило, здесь магазины сами берут на себя часть работ по доставке груза. Филипп Лемэр, генеральный директор "ООО ОБИ Импорт и Логистика Рус", рассказывает: "Внутренняя система менеджмента и автоматизации OBI, которая используется в других странах, используется и в России, но здесь мы столкнулись с тем, что система не покрывает потребностей компании, связанных с логистикой и импортом. В связи с этим нам потребовалось решение, которое бы полностью приняло на себя функции контроля новых областей работы. Пока деятельность OBI в России не достигла критического масштаба, мы могли использовать простые средства ведения учета, например таблицы Excel, но с ростом компании мы приняли решение о внедрении ERP-системы для автоматизации процессов".
Гибкая альтернатива
При растущем потоке информации, которую необходимо было обрабатывать в сжатые сроки, OBI требовалось решение, которое бы легко адаптировалось под нужные задачи, было бы достаточно гибким и в то же время не слишком дорогим в установке и эксплуатации. В начале 2007 года был проведен тендер, в результате которого выбор пал на предложенное Columbus IT систему управления Microsoft Dynamics AX в связке с решением для распределительного центра, построенном специалистами Columbus IT на базе этой же системы. "Заявленное предложение Columbus на тендер, предполагавшее установку системы от Microsoft, отвечало практически всем параметрам, которые мы разработали в процессе подготовки к внедрению", — комментирует Филипп Лемэр.
Точное соответствие процессам
"Работая в связке со специалистами Columbus IT, мы многому научились, — сообщает Филипп Лемэр, — то минимальное изменение бизнес-процессов, которое нам потребовалось, прошло легко благодаря накопленному опыту внедренцев".
Кроме специалистов Columbus IT в процессе внедрения так или иначе принимали участие четыре департамента компании, которым
в дальнейшем предстояло работать с системой: модули, входившие в решение, включали в себя функции управления закупками, продажи, логистическую часть (управление запасами) и некоторые бухгалтерские функции. Юлия Воронова-Сливницына, возглавлявшая проект внедрения со стороны OBI, комментирует: "Перед началом внедрения подразделения компании сформировали рабочую команду, состоящую из сотрудников отделов закупки, логистики, IT и бухгалтерии. В каждом подразделении были назначены менеджер проекта и его заместитель. Эти сотрудники отвечали за соответствие конечного результата задачам своего департамента, именно к ним адресовались все вопросы, возникавшие по поводу тех или иных взаимодействий в компании". Ключевые пользователи и бизнес-эксперты также первыми обучались работе с системой — для этих целей в компании существует тестовая версия решения, где можно испробовать подходы и приобретенные навыки, не влияя на рабочую систему делопроизводства.
Одним из примеров оптимизированных с помощью автоматизации бизнес-процессов является управление закупками: весь путь груза от момента заказа у поставщика и отправки со склада до магазина легко прослеживается как по номеру закупки, так и по артикулу товара. В любой момент можно просмотреть, где сейчас находится груз, когда и куда он должен прибыть. Согласование деталей закупок с поставщиком теперь также происходит существенно проще благодаря автоматизации.
Несмотря на то, что внедрение решения производилось с целью оптимизации процессов импорта и логистики, некоторые финансовые процессы также были приведены в соответствие со стандартами: так, выставление счетов стало автоматизированным. Ранее выписка счетов контрагентам производилась вручную, и работники были вынуждены заполнять большинство полей самостоятельно, а также использовать несколько программ одновременно. Благодаря бухгалтерскому модулю Microsoft Dynamics AX выписка и регистрация счетов производится автоматически, а ввод информации вручную сведен к минимуму. Еще одним приятным дополнением к работе бухгалтерии стала выгрузка проводок в SAP/FI.
Склад — это просто!
Вертикальное решение для распределительного центра на базе Microsoft Dynamics AX позволяет OBI управлять складом гораздо эффективнее, чем прежде. Это собственная разработка Columbus IT, адаптированная под особенности российского бизнеса. Как говорит Наталья Гурова, руководитель проекта внедрения со стороны Columbus IT, "решение для распределительного центра создано с учетом уже существующих внедрений и экспертизы компании". С его помощью в OBI автоматизировали все задачи и бизнес-процессы, относящиеся к перемещению товара и складской деятельности.
В частности, система позволила автоматизировать удобный механизм доставки товара в магазин. Для оптимизации процесса отгрузки и продажи товара последний не должен находиться на складе более суток. С помощью решения для распределительного центра практически весь путь груза автоматизирован: подъезжающую машину уже ждет погрузчик, готовый отвезти прибывший груз на склад сразу в зону отгрузки. Кроме того, решение для РЦ работает в постоянной связке с управлением закупками: размер партии автоматически регулируется согласно размерам остатков на складе. В рамках реализации схемы гибкой отгрузки в OBI применяют несколько различных схем поставок. Используется схема кросс-докинга: для сокращения времени обработки прибывшего груза товар отправляется не на склад, а сразу непосредственно в зону отгрузки — это позволяет и сократить время пути груза от поставщика до полки магазина, и наиболее эффективно использовать складские помещения. По словам Натальи Гуровой, "склад выполняет консолидирующую функцию — получение товаров от поставщиков и распределение полученных поставок по магазинам". Наряду со схемой кросс-докинга используется также стандартная схема хранения товаров на складе, когда товар размещается на складе для хранения, отгрузка производится на основании заявок из магазинов. Задания на размещение товаров в зоне хранения и маршруты комплектации при сборке заказа перед отгрузкой в системе формируются автоматически таким образом, чтобы использование складского пространства было максимально эффективным. Внедрение решения для РЦ позволило OBI увеличить как товарооборот, так и скорость складской обработки груза, способствуя дальнейшему росту продаж компании.
Кроме автоматизации процедур отгрузки и приемки товаров в рамках внедрения решения для распределительного центра на базе Microsoft Dynamics AX огромное внимание уделялось созданию компетентной системы отчетности, позволяющей в любой момент оценить эффективность работы склада. Оценка осуществляется не только по различным ключевым показателям эффективности, но и по скорости обработки товаров на складе. Все количественные и временные отклонения также учитываются при расчете.
На данный момент решение для распределительного центра от Columbus IT успешно эксплуатируется в нескольких крупных российских компаниях, например в "Л'Этуаль", которая тоже была победителем этого конкурса.
В перспективе — строить больше
На сегодняшний день компания выросла почти вдвое с момента начала внутренней подготовки к проекту в OBI в 2006 году. Тем не менее, столь стремительный рост не был помехой в процессе внедрения и эксплуатации ERP-системы Microsoft Dynamics AX.
Впрочем, на этом история Microsoft Dynamics AX и OBI не заканчивается, скорее, наоборот — только начинается: в планах компании — дальнейшее внедрение системы автоматизации бизнеса в тех странах, где практикуется аналогичный подход к поставкам товаров, а также сходные с российскими процедуры и процессы. "Внедрение Microsoft Dynamics AX в России — это хороший знак для руководителей OBI в тех странах, где также существует необходимость в автоматизации каких-либо бизнес-процессов", — уверен генеральный директор "ООО ОБИ Импорт и Логистика Рус". "Microsoft Dynamics AX — хорошая, гибкая система, поэтому ее легко адаптировать под нужды тех или иных представительств компании", — считает Лемэр.
 
Алексей Викторович Проскурня, аналитик по внедрению ERP-систем ЗАО «Ферреро Руссия» Успешность внедрения системы в проекте Выбор компанией OBI логистической системы WMS на базе Microsoft Dynamix AX действительно можно назвать оптимальным. Гибкость функционала для учета российских реалий в сочетании с недорогой ценой внедрения и, что не менее важно, обслуживания являются ключевыми и наиболее весомыми критериями при выборе подобного программного обеспечения. Одним из наиболее существенных плюсов такого решения является использование наработанного опыта внедрения и эксплуатации подобной системы и в других крупных компаниях. И вполне возможно, это даже более значимый аргумент, нежели гибкость, функциональная полнота и оперативность. Ведь без опыта внедрений любая, даже очень глубокая функциональность информационной системы сталкиваясь с российской бизнес-средой, может быть полностью нивелирована простыми и очевидными требованиями, которые сводят на нет все преимущества любой системы. Но если посмотреть с другой стороны, то чрезмерная гибкость этого решения может обернуться и определенным минусом. Может появиться большой соблазн постоянно все "докручивать" в системе, не меняя основных процессов. Образно это можно представить как строительство дома не из жесткой арматуры и стен, а из пластичных материалов, которые можно видоизменять при любой потребности. Правда, компенсировать гибкость системы можно регламентными и организационными процедурами. К сожалению, на сегодняшний день в России очень мало специалистов, которые готовы к работе с современными базами данных и CRM-системами, но динамика такова, что этого не избежать и рано или поздно менеджерам крупных компаний и холдингов придется осваивать этот опыт. Думаю, это дело времени. Разумным дополнением к организационной структуре проекта, выполненного в компании OBI, было бы включение в состав проектной команды еще специалистов финансово-экономического блока. Они, хотя и не участвуют в логистических процессах напрямую, должны четко понимать все преимущества внедряемой системы для задач планирования и контроля экономических и финансовых бюджетов компании. В качестве одного из перспективных направлений развития проекта может быть более глубокая интеграция с информационными системами поставщиков компании, что позволит более точно согласовывать потребность по объемам и срокам. Наша компания, в свою очередь, пошла немного другим путем, выбрав более "жесткое" решение eWM на базе платформы MySAP ERP. Просто у нас был меньше диапазон выбора, так как корпоративный стандарт Ferrero — это другая платформа. |