Чтобы ребенок вырос на радость родителям, необходимо приложить немало усилий, организм должен успевать и за естественным ростом, и за растущими внешними нагрузками. А что же необходимо малому бизнесу, чтобы он успешно справлялся и со своим ростом, и с ростом объемов своего рынка?
В роли проверенного временем инструмента часто выступает ERP-система. Само слово ERP (от англ. Enterprise Resource Planning System - "система планирования ресурсов предприятия") многими воспринимается как нечто большое и сложное, но информационные системы, которые несколько лет назад использовались только на больших предприятиях, сегодня приходят на помощь и малому бизнесу: как никого не удивляет сегодня небольшой ноутбук, так и ERP-система на службе у небольшого предприятия сегодня все чаще начинает воспринимается как должное, а в некоторых случаях - даже как необходимое.
Какие же "витамины" для малого бизнеса, в такой, например, насыщенной конкурентами сфере, как торговля, способна предложить современная ERP-система? Можно выделить несколько основных функций:
• организация и контроль отношений с поставщиками;
• оптимизация остатков на складах и увеличение оборачиваемости средств за счет автоматизации планирования закупок;
• учет и контроль движения товаров по складам;
• организация работы с дебиторской задолженностью;
• автоматизированный контроль над ключевыми показателями деятельности, например, слишком низкие остатки на складах или превышение кредитного лимита;
• учет в части оказания дополнительных сервисных услуг клиентам;
• повышение качества и скорости обслуживания клиентов за счет автоматизации документооборота, исключения повторного ввода данных и дублирующих документов.
Безусловно также, что если внедрена ERP-система и, соответственно, бизнес-процессы автоматизированы и формализованы, то такой бизнес будет более высоко оценен инвесторами или потенциальными покупателями. Даже если планы на привлечение инвестиций или продажу бизнеса на текущий момент отсутствуют, в любом случае, какой же владелец не обрадуется более эффективному использованию основных ресурсов! По статистике, ключевые показатели деятельности (такие, как остатки на складах, оборачиваемость, затраты на административное обслуживание и т.п.) могут улучшиться на 10 и более процентов после внедрения системы эффективного планирования ресурсов.
Когда же стоит задуматься об автоматизации? "Нам приходится выбирать: приобрести автомобили для менеджеров (открыть новый склад, новый офис, закупить крупную партию товара) или заняться автоматизацией", - такое часто можно услышать от руководителей. Малый бизнес (а в особенности - торговля) часто характеризуется постоянной нехваткой свободных средств, и нередко приходится выбирать, на что прежде всего выделить деньги: на автоматизацию или на решение текущих проблем. Это головная боль для любого руководителя.
Как здоровью начинают уделять внимание с рождения, так и здесь, решение об использовании ERP системы повышает "иммунитет" бизнеса к различным внешним и внутренним угрозам и "инфекциям". Когда, как, в каком виде и в какие сроки лучше проводить автоматизацию, точно могут подсказать только профессионалы. Как правило, консультанты по автоматизации, имея опыт работы с аналогичными предприятиями отрасли, способны адекватно прогнозировать и возможные результаты, и возможные риски. Если сравнивать консультантов с медицинскими работниками, то можно сказать, что и те и другие много времени отдают общению с коллегами и клиентами, а также изучению российских и зарубежных наработок. Опытному терапевту может хватить часа, а то и меньше, чтобы оценить общее состояние человека, аналогично и сотрудники консалтинговых фирм могут приятно удивить знанием, казалось бы, "уникальных" проблем конкретного бизнеса.
Часто какие-то модули ERP-системы уже используются на малом предприятии в виде отдельных программ, указаний, инструкций или просто отработанного набора действий. Внедрение целостной системы в таком случае может пройти даже быстрее, существующие процессы могут быть оптимизированы консультантами, а также добавлены новые процессы и новые бизнес-правила, заложенные изначально в ERP-систему, выбранные на основе многолетнего диалога программистов и конкретных предприятий.
Подытоживая, можно задать самим себе вопрос: неужели абсолютно любому малому бизнесу так необходима ERP-система? Можно ответить однозначно: если нет намерений вырастить малый бизнес в крупный, если конкуренты отсутствуют как таковые, если вы можете диктовать свои условия поставщикам, если от клиентов нет отбоя и не будет, если предприятие растет в несколько раз быстрее чем его рынок, что ж, поводов для беспокойства нет... Но разве такое бывает?