В жизни каждой динамично развивающейся компании наступает момент, когда прежние методы ведения бизнеса начинают препятствовать ее дальнейшему развитию.
Хотя со стороны кажется, что компания продолжает развиваться (могут открываться новые представительства, появляются новые клиенты), надо понимать, что это всего лишь экстенсивный рост. Для интенсификации производства либо предоставляемых услуг необходима перестройка информационного обеспечения бизнес-процессов внутри компании.
Наивно полагать, что данная проблема возникает лишь перед крупными компаниями. Представители сегмента SMB также нуждаются в качественном скачке для дальнейшего развития. В условиях острой конкурентной борьбы и при не до конца отлаженном взаимодействии отдельных подразделений количественный рост компаний среднего и малого бизнеса может привести к тому, что значительная часть прибыли будет уходить на поддержание связей между различными департаментами, синхронизацию данных между ними. Рассогласование может привести к существенным временным издержкам (самый простой пример – менеджер по продажам вынужден просить клиента приехать или перезвонить позже, поскольку просто не владеет полной информацией о состоянии дел на складе).
Отдельная история – документооборот, который в отсутствии четкого регламента может вестись при помощи множества программных продуктов. Естественно, это ухудшает контроль, вызывает трудности при сопоставлении данных из отчетов различных подразделений.
В результате, представители сегмента SMB сегодня приходят к тому же самому вопросу, который встает перед крупными компаниями. А именно – автоматизации и унификации всех процедур, образующих бизнес-процессы компании.
Развитие информационного обеспечения управленческих решений привело к тому, что сегодня одним из наиболее оптимальных способов автоматизации бизнес-процессов и планирования ресурсов компаний являются так называемые ERP-системы.
Впервые термин ERP (Enterprise Resource Planning System – система планирования ресурсов предприятия) был введен исследовательской компанией Gartner Group в начале 90х гг. прошлого века. ERP-системы стали логичным развитием MRP и MRPII - систем планирования потребностей в материалах и планирования производственных ресурсов.
Давайте определимся с понятием ERP-систем, а также с их влиянием на бизнес-процессы компаний (нас в первую очередь интересует SMB-сектор, в частности, компании малого бизнеса).
ERP-система представляет собой информационную систему на предприятии, которая охватывает ключевые процессы деятельности, управления компанией, а также позволяет получить представление о работе компании, тех бизнес-процессах, которые в ней протекают. Несомненным достоинством ERP-систем является сквозной характер управления (с момента принятия заказа от клиента и до получения от него счета), а также модульность ERP-систем – что позволяет компании-заказчику сосредоточиться на комплекте основных модулей, описывающих критичные для нее параметры (тем самым достигается экономия средств и остается задел на будущее, когда с ростом бизнеса возникнет необходимость в апгрейде EDR-системы).
Что все это означает на практике? ERP-системы применительно к компании-представителю малого бизнеса способны оптимизировать работу всех, пусть даже немногочисленных ее подразделений. Одно из самых главных преимуществ внедрения такой автоматизированной системы – возможность свести ведение всех бизнес-процессов в одном программном продукте. При этом можно контролировать выполнение заказа с момента его поступления и до окончания работы либо предоставления услуги. Причем наряду с обработкой заказа, складских операций, подготовкой заказа и его выполнением (например, доставка груза) в одной и той же программе можно отследить собственные расходы на выполнение заказа (в частности, затраты на ГСМ), а также проконтролировать поступление финансовых средств.
Существенно повышается оперативность, поскольку представители различных подразделений могут обращаться к одной и той же информации, проследить, на какой стадии находится выполнение заказа. Естественно, при этом возникает необходимость в разграничении уровня доступа в зависимости от полномочий сотрудников, поскольку повышается опасность со стороны инсайдеров внутри компании (в связи с интеграцией в единую ERP-систему).
Другими преимуществами, доказывающими эффективность внедрения ERP-системы, являются возможность принятия управленческих решений на ранних стадиях оформления заказа (единая база данных о предыдущих заказах сразу позволит отказаться от сделок с неблагонадежными клиентами, без утомительных проверок), повышение прозрачности бизнеса (немаловажное обстоятельство в нынешних условиях, особенно при сотрудничестве с иностранными компаниями), единые данные по расходованию финансовых средств различными подразделениями и т.д.
В заключение, хотелось бы также подчеркнуть, что острая конкурентная борьба на рынке EDR-решений (лидером рынка является компания SAP, в роли догоняющих выступают продукты от Oracle, Microsoft, отечественной «1С» и проч.) привела к тому, что сегодня существует множество узкоспециализированных решений для различных отраслей. Это существенно облегчает внедрение ERP-систем, поскольку зачастую нет необходимости в дополнительной настройке модулей и их оптимизации под конкретные задачи.