Современный быстроизменяющийся мир изобилует различными терминами, существование которых достаточно часто люди принимают как должное, не пытаясь вникнуть в их смысл. К таким терминам относится и ERP. Попытаемся выяснить, что стоит за этой аббревиатурой.
Проводя собеседование с кандидатами на работу в нашу консалтинговую компанию, часто задаю вопрос, а чем по существу занимается директор компании? После рассуждений, предлагаю свой ответ: директор строит систему управления компанией, задает ритм движения. Одно дело, когда компания маленькая. В этом случае директор сам может принимать персонал на работу, участвовать в рассмотрении премии конкретному работнику, вникать в каждую исполняемую операцию, проект, продумывать финансирование, работать с дебиторами и т.д. Хотя со временем и он может так погрязнуть в рутинных вопросах, что «за деревьями не увидит леса».
А как же директор крупной компании? Директор крупной компании на самом деле является коллективным директором, состоящим из нескольких человек, каждому из которых генеральный директор делегировал определенные полномочия. И теперь эти люди, составляющие вместе коллективного директора, вынуждены регулярно проводить совещания, чтобы обеспечить то взаимодействие, которое ранее находилось в одной голове. У них может быть разная позиция, интересы, они могут быть представителями разных акционеров, в конце концов, каждый из них может уйти в отпуск или заболеть. Как же в этом случае производится передача информации о планах, о текущем состоянии дел? Для этого, как правило, вводятся должности заместителей, способных подхватить «выпавшее знамя» на время отпуска. Но заместителям необходимо время, чтобы войти в курс дела с момента последнего замещения. А информация и действия нужны здесь и сейчас! Кроме того, каждая составная часть коллективного директора обеспечивает функционирование вверенного ему направления, состоящего из десятков-сотен людей, которые еще и территориально распределены, и генеральный директор должен быть уверен, что они все работают эффективно. Что же делать генеральному директору, как обеспечить функционирование компании?
В этом случае на помощь может прийти система планирования ресурсов предприятия (ERP-система), например, такая как SAP R\3. Система планирования ресурсов предприятия фактически является системой управления компании, так как она отражает само существо управленческого цикла: сначала ставятся цели, которые необходимо достичь; затем осуществляется планирование работ и ресурсов; и затем производится фактическое исполнение этих планов, при этом вся информация о планах и фактической реализации находится внутри ERP-системы. Анализ расхождений между плановыми и фактическими показателями дает возможность поставить новые цели и войти в новый управленческий цикл.
ERP-система в итоге становится управляющей информационной средой компании. Эта информационная среда позволяет повысить управляемость компании, сделать взаимодействие между подразделениями более тесным, обеспечить информационный обмен.
Давайте рассмотрим, как функционирует ERP-система одной из региональных энергетических компаний. В ней трудится 2800 человек. На собеседовании я задаю отвлеченный вопрос – «как вы думаете, а чем в основном занимаются эти люди?» Самый распространенный ответ – «собирают деньги за свет». Конечно же, это не так. Сбором денег занято менее 5% персонала. Основная задача, стоящая перед энергокомпанией, – содержание в работоспособном состоянии распределительной сети, забор электроэнергии и мощности от производителя и передача её потребителю. Именно здесь трудится основной персонал.
А что такое работоспособное состояние? Дело в том, что каждый элемент распределительной сети имеет свой срок службы, который сильно зависит от качества и сроков производимого технического обслуживания (ТО) и ремонта. В сентябре формируется «план ТО и ремонтов» на следующий год на основе хранящихся в ERP-системе структуры сети и данных для планирования ТО и ремонта. В течение года производятся работы в соответствии с утвержденным планом и отражаются в ERP-системе.
ERP-система на основе сформированного «плана ТО и ремонтов» дает возможность более качественно вести учет и закупку материалов, учитывая территориальное размещение складов и мест использования. Для ремонта могут понадобиться материалы, которые на текущий момент еще не произведены, например, высоковольтные опоры. Процесс закупок по требованию акционеров может предусматривать тендерные и конкурсные процедуры. ERP-система позволяет максимально быстро выполнить данные требования и четко отследить сроки заказа и поставки материалов.
План ТО и ремонтов позволяет оценить человеческие затраты и заранее спланировать занятость персонала, учитывая требования трудового законодательства. По фактическому исполнению плана ERP-система обеспечит расчет и выплату заработной платы на пластиковые карты. ERP-система для компании реализует все виды управленческого, бухгалтерского, налогового учета. Она дает возможность сформировать отчетность в разных системах, таких как РБСУ и МСФО.
Предвидя возражения о том, что и все другие системы обеспечивают похожие функции, отмечу, что не автоматизация отдельных участков является целью внедрения ERP-системы, а именно интеграция всей компании в единую систему.
ERP-система является кровеносной системой компании, позволяющей каждому подразделению, в рамках установленных полномочий, пользоваться результатами деятельности других подразделений компании и достигать существенного синергетического эффекта, а директор получает в свои руки инструмент, обеспечивающий оперативное руководство и контроль над компанией.