Как бизнесу выстроить комфортную работу с электронной подписью

В 2022 году исполняется 20 лет электронной подписи в России. И, кажется, это только начало — вскоре с ней придется столкнуться не только каждому бизнесу, но простым гражданам. И чем больше человек знает про электронную подпись, тем легче будет работа с ней.

В 2002 году впервые появился закон «Об электронной цифровой подписи» и государство стало переводить документооборот из бумажного в цифровой. За эти годы многое изменилось — и то, что стоит за аббревиатурой ЭП, из малопонятного гаджета превратилось в удобный и безопасный инструмент ведения бизнеса.

Всё больше компаний и их сотрудников используют электронные подписи. С одной стороны, эта тенденция вызвана желанием перейти на обмен электронными документами — в отличие от бумажного, он более удобен и безопасен во время пандемии. «Мы видим, что компании всё чаще присоединяются к электронному документообороту и используют электронные подписи,— подтверждает руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков. — В 2021 году наш УЦ выдал 2,11 млн сертификатов — это на 29% больше, чем в 2020-м. Бизнес переходит в дистанционный режим работы и хочет сократить время на обмен документами».

С другой стороны, инструмент электронной подписи популяризирует государство. Развивается сфера электронных услуг, всё больше ведомств переходят на электронную отчетность. Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ намерено к 2024 году увеличить ЭДО между государством и бизнесом до 60% от общего объема — это одна из стратегических инициатив, утвержденных правительством в 2021 году.

Поэтому еще более активное использование ЭП — вопрос ближайшего времени. И для руководителей бизнеса, и для сотрудников, и для обычных физических лиц.

Чтобы облегчить себе работу с электронной подписью, важно знать, где и как получить электронную подпись, а также как правильно и безопасно ее использовать.

Кому и зачем

По сути ЭП — цифровой аналог собственноручной подписи на бумаге. Наиболее используемый и многофункциональный вид подписи — квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она не только, позволяет установить личность подписавшего документ человека, но и и подтвердить неизменность переданной информации. Для ее создания необходим сертификат и ключи, созданные с помощью криптографических программ.

Основная сфера применения КЭП — сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы через интернет. Кроме того, КЭП нужна для участия в электронных торгах (госзакупки, за редким исключением, проводятся в формате электронных аукционов и конкурсов) и работы с государственными информационными системами: ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают сведения от юрлиц только в электронном виде.

«Хотя бы одна электронная подпись есть примерно у 92% юрлиц и ИП,— поясняет Сергей Казаков. — Она обязательна для сдачи отчеётности и участия в госзакупках, кроме того, помогает сократить затраты на оформление и рассылку документов, найти новые источники доходов для бизнеса».

Большую часть сертификатов электронной подписи оформляют юрлица и ИП (около 88%, по данным Контура). Но последние годы постепенно растет число физических лиц, заинтересованных в электронном документообороте: с 2019 до 2021 годы их доля выросла с 10 до 12%.

Как быстро получить

Получение электронной подписи — ежегодная процедура. Сертификат электронной подписи действует 12-15 месяцев. После окончания этого срока необходимо получать новый. Обычно на получение первого сертификата уходит 1-3 дня, на получение следующих — от 5 минут. Ускорить оба процесса можно, если знать особенности оформления сертификата.

Оформлять электронную подпись нужно лицу, которое будет подписывать документы, — руководителю организации или уполномоченному сотруднику. Куда за подписью обращаться руководителю, зависит от сферы деятельности организации (с 1 января 2022 году нужно обращаться или в ФНС, или в Центробанк, или в Казначейство). Сотрудникам и физическим лицам нужно обращаться в аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ, их список есть на сайте Минцифры РФ).

Сперва нужно обратиться в УЦ. Можно лично посетить офис, но удобнее — отправить заявку через сайт организации (эта возможность есть, в том числе в УЦ ФНС). Специалист УЦ свяжется с вами, выставит счет и отправит документы, которые необходимо собрать для выпуска электронной подписи.

Затем — передать свои данные и документы в УЦ. На этом этапе также можно лично прийти в офис УЦ или отправить данные через защищенный сайт — личный кабинет, который есть у большинства УЦ. Чтобы получение подписи не затягивалось, важно отправить данные без опечаток, четкие сканы документов. Эти сведения будут проверять специалисты УЦ и государственные базы данных. Обычно на проверку нужно 1-2 дня, но если в данных найдут ошибку, то время увеличится — заявку вернут и попросят загрузить верные сведения.

Когда данные проверят, вас пригласят на получение сертификата электронной подписи. Вы должны будете пройти важную процедуру — удостоверение личности. Для этого нужно приехать в офис УЦ. Если нет возможности приехать в офис, то можно вызвать представителя УЦ к себе — некоторые УЦ предлагают такую услугу. В любом случае отправить вместо себя доверенное лицо или удостоверить личность по видеосвязи нельзя.

Когда руководитель получает свой первый сертификат в ФНС, он должен лично приехать за ним в инспекцию — это требование налоговой.

Но ездить в офис УЦ каждый год необязательно. Когда первый сертификат будет подходить к концу, можно получить следующий дистанционно — подтвердив личность на сайте УЦ с помощью действующего сертификата ЭП. Главное, чтобы данные в новом и старом сертификате совпадали, а также срок действия старого сертификата еще не закончился.

Последний шаг перед началом работы с электронной подписью — настройка компьютера, установка программ криптозащиты и плагинов в браузере. Это может быть технически сложно, особенно при покупке первой электронной подписи или переходе на новый компьютер. За помощью можно обратиться в УЦ, который выдал сертификат ЭП. Специалисты помогут подготовить компьютер и настроить электронную подпись для работы на разных порталах.

Как использовать без проблем

Важно также определиться, кто в перспективе будет решать возникающие при работе с разными сервисами вопросы — собственные специалисты компании или сотрудники УЦ. «У сервисов и порталов разные требования к настройке компьютера. Может случиться так, что при работе в новой системе не получается использовать электронную подпись — портал не видит сертификат или выдает ошибку,— поясняет Сергей Казаков. — В такой ситуации даже штатный системный администратор не всегда может быстро разобраться. Поэтому мы оказываем поддержку своим пользователям. Можно рассказать нам про ошибку, а мы поможем узнать причину проблемы и донастроить компьютер».

При верной настройке компьютера электронной подписью можно без проблем пользоваться весь срок. Главное, следить за новостями порталов и сервисов, где вы работаете: если они изменят требования к электронной подписи, нужно будет под них настроиться. А также не пропускать сообщения от своего УЦ. Он напомнит, когда нужно получить новый сертификат ЭП и оповестит о новых требованиях законодательства, например, появлении электронных (машиночитаемых) доверенностей.

Как защитить

Главное, что стоит помнить: подделать саму ЭП нельзя. В ее основе лежат криптографические технологии, которые не поддаются взлому. Мошенники действуют примитивнее – крадут саму подпись (USB-носитель или файл из компьютера).

Завладеть чужой ЭП намного сложнее, чем подделать подпись и печать на бумаге. При условии, что имеющий сертификат соблюдает минимальные правила.

«Не передавайте закрытый ключ электронной подписи или его копию другим лицам, — поясняет Сергей Казаков. — Любой, кто получит токен с файлами электронной подписи или доступ к компьютеру, где хранится закрытый ключ, сможет совершить от вашего имени юридически значимые действия. Из самых неприятных: оформить микрозайм, переписать на себя компанию, провернуть махинацию с возвратом налогов. Если заподозрили пропажу ЭП, скорее обратитесь в УЦ и отзовите сертификат».

Также важно соблюдать информационную безопасность компьютера, на котором используется ЭП (пин-код, антивирус, отказ от непроверенных программ). А если в компании много сотрудников с электронными подписями, руководству необходимо вовремя отзывать сертификаты ЭП у уволившихся работников. Иначе они могут совершать действия от имени компании.

«Важно относиться к ЭП так же, как к банковской карте. Электронная подпись — удобный цифровой инструмент, который сокращает время бизнесу и государству. Без него мы бы всё еще тратили недели на сдачу отчетности, не могли бы работать дистанционно и заключать межрегиональные контракты. Такой важный инструмент необходимо беречь и использовать правильно»,— подчеркивает Сергей Казаков.

В 2022 году на рынке электронной подписи произошли важные изменения. Количество УЦ, которые могут выдавать сертификаты ЭП, сократилось почти в десять раз. А руководители коммерческих предприятий теперь могут получить сертификат ЭП только в ФНС. Вскоре изменится и работа уполномоченных лиц: они начнут использовать электронные (машиночитаемые) доверенности, которые позволят руководителям управлять полномочиями сотрудников. Эти обновления еще сильнее повышают безопасность в сфере электронной подписи. И делают ее еще более надежным инструментом.

16+