Благодаря решениям SAP были автоматизированы процессы оформления командировок

ПАО «Газпром нефть» — российская нефтяная компания, основные виды деятельности которой — разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов. Компания занимает третье место в России по объему добычи углеводородов. В структуру «Газпром нефти» входят более 70 нефтедобывающих, нефтеперерабатывающих и сбытовых предприятий в России, странах ближнего и дальнего зарубежья. Крупнейший акционер — ПАО «Газпром» (95,68%).

По состоянию на 31 декабря 2019 года суммарные запасы углеводородов «Газnром нефти» составили 2,86 млрд тонн нефтяного эквивалента. По объему добычи углеводородов «Газпром нефть» входит в тройку крупнейших компаний России.

Название — ПАО «Газпром нефть»

Количество сотрудников — 78,8 тыс. человек

Отрасль — нефтегазовая

Чистая прибыль в 2019 году — 400,2 млрд руб.

Головной офис — Санкт-Петербург, Россия

Адрес сайта — www.gazprom-neft.ru

Начало

Ранее процесс оформления командировки предполагал, что 90% информации в заявке будет заполнено вручную. 80% шагов процесса было не автоматизировано и выполнялось в офлайн-режиме, через коммуникации по телефону или электронной почте. Все это приводило к тому, что процесс согласования затягивался и мог занимать до пяти рабочих дней, а это выливалось в репутационные и финансовые риски для компании.

До реализации проекта по внедрению решений SAP у компании не было возможности автоматически собирать подробную статистику по командировкам сотрудников для аналитики, а контроль соблюдения трэвел-политики осуществлялся вручную. В результате руководитель не мог оценить полную стоимость командировки.

Цель

Автоматизация двух компонентов бизнес-процесса: кадровое оформление командировки и оформление услуг. Сокращение трудозатрат и снижение средней стоимости командировки.

Реализация

Были подготовлены бизнес-кейсы на темы «Длительный процесс согласования командировок и сопутствующие риски» и «Прозрачность процесса согласования заявок». Проект относится к окупаемым с косвенным и прямым экономическими эффектами, достигаемым за счет сокращения длительности процесса по оформлению командировки в 4 раза, а также снижения средней стоимости командировочных услуг.

Решения SAP

• SAP HR
• SAP ESS

Как стало

Внедрение решений SAP позволило автоматизировать процессы оформления служебной командировки и услуг для поездки. Трудозатраты на согласование заявки и оформление кадровых документов в результате были сокращены в 4 раза за счет автоматизации ключевых справочников, автозаполнения заявки через Online Booking Tool (OBT) провайдера командировочных услуг и применения электронного документооборота с использованием ПЭП. Увеличена средняя глубина бронирования за счет возможности забронировать услуги до оформления приказа на командировку и автоматически оформить проездные документы при подтверждении подписания. А у руководителей появилась возможность получать полную аналитику по стоимости и составу командировки в момент подписания приказа.

Результат

Благодаря интеграции, объединяющей массивы данных по командировочным услугам и заявкам на командировку в единой учетной системе, появилась возможность автоматизировать аналитику по командировкам, позволяющую оперативно принимать управленческие решения.

За время обучения и последующего мониторинга отмечено повышение вовлеченности пользователей в развитие нового сервиса. За первые 4 месяца с момента внедрения сервиса уровень самостоятельно оформленных командировок с использованием продукта вырос до 30% от общего числа поездок (до начала карантинных мер в связи с COVID-19). Востребованность инструмента подтверждается запросами от дочерних обществ компании, заинтересованных в тиражировании сервиса.

Значимые цифры

• Снижение трудоемкости процесса в 4 раза
• Снижение средней стоимости комиссий агентам при оформлении командировок на 10%

Решение позволяет оформлять служебную командировку "на лету”, развивая культуру продвинутых сервисов самообслуживания