Как оценить, была ли полезной командировка сотрудника, качественно ли он поработал вне чуткого контроля руководства, выложился ли по полной на важных переговорах в другом городе, усердно ли перенимал опыт зарубежных коллег? Ответы на эти вопросы пыталась найти корреспондент BG Влада Гасникова.
В соответствие со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Преподаватель Гарвардской школы бизнеса и член совета директоров нескольких крупных компаний Роберт Поузен в своей книге "На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов" отводит полноценный раздел секретам эффективных командировок. По мнению господина Поузена, успешность служебной поездки складывается для сотрудника любого уровня из множества мельчайших деталей, игнорировать которые строжайше запрещено. Согласно жизненному опыту автора книги, эффективность командированных может быть разной еще на стадии сбора чемоданов, планирования маршрута и выбора костюма для переезда. Советы о том, как грамотно построить презентацию, с чего начать совещание, какую информацию необходимо узнать о чужой стране, в которую отправляешься в командировку, и как важно не потерять связь с семьей, кажутся настолько очевидными, что при беглом знакомстве вызывают легкое раздражение. Элементарный курс по тайм-менеджменту содержит все эти рекомендации, до которых можно дойти и самому, хотя бы немного размышляя об эффективности своей работы. Однако жизненный опыт показывает, что по непонятным причинам руководители различного уровня достаточно часто пренебрегают этими очевидными вещами.
Отчет обязателен
Рассуждая о критериях эффективности командировок своих сотрудников, опрошенные BG представители бизнеса, единодушно называют главным достигнутый результат. "Он может быть непосредственным или отложенным, но результат должен быть. Налаживание отношений, заключение договоров, решение проблемных вопросов, рост профессионального уровня. Это все, на мой взгляд, результаты", — перечисляет первый заместитель генерального директора ЗАО "Петербургская топливная компания" Леонид Чурилов. Однако господин Чурилов разделяет критерии оценки эффективности командировки для рядовых сотрудников и для топ-менеджеров: первые командируются для выполнения конкретных тактических задач либо обучения, а руководители все же решают задачи стратегические.
Основным критерием эффективности командировки работников ОАО "Российские железные дороги" (РЖД) в компании называют стопроцентное выполнение поставленной цели и задачи в ходе командировки. Как рассказывают в РЖД, никаких различий в критериях эффективности выполнения поставленных целей для топ-менеджеров и рядовых сотрудников у компании не существует.
По возвращении из командировки в коммерческих компаниях и государственных учреждениях сотрудники обязаны предоставить своему руководству отчет, причем как о приобретенных навыках и знаниях, так и о потраченных деньгах отправляющей стороны. "Отчет всегда дисциплинирует и позволяет сотруднику привести мысли в порядок после командировки, изложив их на бумаге. Соответственно, информация, изложенная в отчете, может быть интересна и другим сотрудникам компании. Финансовые же отчеты обязательны в любом случае", — говорит Леонид Чурилов.
Президент ГК "Размах" Игорь Тупальский солидарен: каждая командировка предполагает отчетность. "Для нашей компании наиболее важный критерий отчета — это достигнутые соглашения, заключенные контракты или завершение очередного этапа работ", — поясняет господин Тупальский.
Командированные сотрудники петербургского комитета по транспорту по приезде обязаны предоставить руководству билеты, документы из гостиницы, отчет о командировке и служебное задание. "Командировки всем сотрудникам оплачиваются одинаково. Командировочные даются в редких случаях", — рассказывает пресс-секретарь транспортного ведомства Тамара Смирнова. На уточняющий вопрос, в каких случаях командировочные все-таки выдаются, госпожа Смирнова ответила: "Практически ни в каких".
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, говорит, что размер суточных для командированных сотрудников организация определяет самостоятельно, в соответствии со ст. 168 ТК РФ. "Он может быть установлен коллективным/трудовым договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки", — поясняет господин Разгулин. Налогом на доход физических лиц (НДФЛ) не облагаются скромные суточные в размере 700 рублей при командировке по России и 2,5 тыс. рублей при заграничной командировке.
В РЖД все расходы на командировки берет на себя работодатель, который оплачивает проезд к месту командировки туда и обратно (причем не обязательно железнодорожным транспортом, - BG), проживание в гостинице в случае необходимости и командировочные расходы в установленных в компании размерах.
Игорь Тупальский рассказывает, что в его компании командированным сотрудникам оплачивается и проезд, и проживание, и командировочные. "Руководство ГК "Размах" выбрало демократичную позицию в отношении командировок, поэтому никаких различий между топ-менеджментом и другими сотрудниками не делается", — говорит господин Тупальский.
"У нас размер суточных у сотрудников разных звеньев значительно различается, поэтому сложно представить себе какой-то совместный досуг коллег, получивших такие непохожие друг на друга суточные", — делится представитель одной из строительных компаний.
Чисто деловая поездка
Чаще всего в опрошенных компаниях сотрудников отправляют в командировки по России, причем длительность поездок варьируется от одного дня до нескольких недель в зависимости от задач, поставленных перед командированным. "Мы не жалеем денег на командировку сотрудника, если понимаем, что его длительное пребывание необходимо для установления прочных отношений с партнерами. Мы часто отправляем своих сотрудников на учебу за границу, и это еще и стимул для них работать хорошо. В такие командировки мы отправляем лучших работников", — считает директор петербургского филиала федеральной государственной компании.
Однако большая часть компаний не рассматривает командировки как психологический инструмент взаимодействия с сотрудниками. Согласно Трудовому кодексу, распоряжение руководства о выезде в командировку является для подчиненного обязательным к исполнению: заключая трудовой договор, он обязуется, в том числе, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
"Мы не рассматриваем командировку как способ психологической разрядки. И выбор сотрудника предельно прост и понятен. В компании функции не дублируются, поэтому в командировку едет тот сотрудник, в ведении которого находится тот или иной вопрос", — говорит Леонид Чурилов из Петербургской топливной компании.
В РЖД командировки работников осуществляются по установленному плану. "В исключительных случаях, когда требуется незамедлительное решение внезапно возникших проблем, работники направляются в командировки вне плана на основании регламентирующих документов и в соответствии со своими компетенциями", — рассказывает пресс-секретарь Октябрьской железной дороги Анна Максимова.
"Командировки в нашем случае носят исключительно деловой характер, и скорее можно сказать, что психологическая разрядка происходит в офисе, среди коллег, где создана комфортная и привычная атмосфера. В компании организуются различные креативные тренинги и мастер-классы, которые помогают переключиться с рабочих вопросов и отвлечься", — делится Игорь Тупальский.
Однако руководители отмечают, что моральное и психологическое состояние сотрудника, которого планируется отправить в командировку, тоже необходимо учитывать. "Если я знаю, что у человека что-то случилось, или кто-то из близких болен, это будет бесчеловечно куда-то отправлять его. А если уж рассуждать об эффективности поездки, то в таком состоянии работник вряд ли сможет принести пользу компании, концентрируясь на своих переживаниях", — говорит руководитель одного из производств в Ленинградской области.