Бизнес-тревел: траты или инвестиции в развитие?

Андрей Воронин, владелец компании ATH American Express, о том, как надо инвестировать в деловые поездки и кто должен контролировать тревел-бюджет

Недавно мой товарищ по учебе в бизнес-школе INSEAD обратился ко мне с просьбой провести аудит тревел-бюджета крупной российской ИТ-компании. Первая проблема, с которой мы столкнулись,— сбор необходимых данных. Выяснилось, что компания, специализирующаяся на обработке данных и их анализе для своих клиентов, не располагает информацией о своих собственных тратах на деловые поездки. Нам потребовалось более четырех месяцев, чтобы собрать всю нужную для анализа информацию. Почему так получилось? Компания использует различные агентства для бронирования авиабилетов, разрешает сотрудникам использовать интернет для самостоятельных бронирований отелей и трансферов, использует внутреннюю систему для контроля тревел-политики. Как результат — компания не имеет единого источника данных, а значит, не имеет возможности анализировать свои расходы и оценивать потенциал экономии.

Ситуация достаточно типичная для российских компаний. Многие даже не представляют себе, чем занимаются профессиональные бизнес-тревел-операторы и чем они отличаются от турагентств. При этом на Западе нормальная практика — отдавать управление бюджетом на деловые поездки на аутсорсинг (точно так же, как отдают на сторону ИТ или бухгалтерию).

Отрасль бизнес-тревел, или, как ее не совсем корректно называют, «деловой туризм», в нашей стране сформировалась относительно недавно. Этот бизнес принципиально отличается от туристического: главное в нем — найти оптимальное решение для компании-заказчика, обеспечить разумное использование бюджета на деловые поездки и выездные мероприятия, а не предложить путешественнику самый интересный маршрут и удивить его достопримечательностями. В России сегодня работают 15–20 профессиональных игроков — ТМС (Travel Management Company), которые обслуживают большую часть крупного бизнеса. Совокупный объем корпоративных тревел-бюджетов оценивается в $20 млрд в год, что на самом деле больше, чем объем всей отрасли ИТ. При этом про ИТ знают и пишут все, а что такое бизнес-тревел — для многих это тайна, покрытая мраком.

5-10%

Ситуация на рынке бизнес-тревел является важнейшим индикатором деловой активности страны. В кризис компании стараются сокращать бюджеты: меньше тратят на развитие и концентрируются на задаче сохранить бизнес. Так, к примеру, было в 2008–2010 годах: компании сокращали расходы на деловые поездки, из-за чего оборот только нашей компании резко упал (на 25% всего за один месяц!). Однако сокращение числа деловых поездок, как показывает исследование Oxford Economics, ведет к сокращению прибыли, а компании, полностью отменившие командировки, теряют до 28% клиентской базы в течение двух лет. Уменьшая число поездок, компания провоцирует еще большую рецессию бизнеса. При этом увеличение числа поездок, напротив, ведет к росту прибыли: на $1, вложенный в деловые поездки, приходится $12,9 выручки, говорится в исследовании. Так что вместо сокращения количества поездок нужно использовать инструменты для оптимизации расходов, которые предоставляют ведущие TMC. Наш опыт показывает, что при грамотном подходе можно достичь экономии 10–25%. Как?

1. Сбор и анализ данных

Первое и необходимое условие для начала оптимизации расходов — это наличие данных. Более чем за 20 лет работы мы не видели ни одной компании, которая имела бы собственную систему, позволяющую собирать и анализировать всю информацию, которая необходима для управления тревел-программой. При этом решение придумано давным-давно: любая профессиональная ТМС предоставляет все нужные данные бесплатно, если 100% бронирований осуществляются через нее. Исследования показывают, что выстраивание комплексных тревел-программ позволяет сэкономить до 15–20% за счет получения специальных цен и скидок от авиакомпаний и отельеров, до 20–25% за счет сокращения административных затрат на стороне клиента и до 30–40% за счет внедрения и соблюдения грамотной тревел-политики.

2. Сокращение продолжительности поездок

Мы провели исследование и выяснили, что за 2013 год число деловых поездок увеличилось, но их продолжительность стала меньше. Например, во втором полугодии прошлого года количество командировок выросло на 15% (по сравнению с аналогичным периодом 2012-го), но они стали короче на два-три дня. Подобный тренд стал возможен за счет развития технологий: часть переговоров топ-менеджеры начали вести через Skype или другие программы, а личные встречи планируют только для действительно важных моментов (заключение сделок, встречи совета директоров и т. д.).

3. «Умный» подход к бронированиям

Во многих компаниях считают, что лучше не бронировать билеты на самолет заранее, так как, во-первых, ситуация меняется и спланировать заблаговременно мало возможно, во-вторых, многие билеты дешевле ближе к вылету. Я всегда привожу пример с опозданиями. Есть тип людей, которые всегда опаздывают и имеют целый набор причин, объясняющих, почему невозможно приходить вовремя. И есть другой тип — те, кто никогда не опаздывают и не имеют необходимости объяснять. То же самое с бронированием заранее. Конечно, в бизнесе бывают непредвиденные ситуации, когда спланировать заранее невозможно, но тут нужно вспомнить знаменитое правило про 80/20.

Определенный процент билетов действительно продается дешевле ближе к вылету. Наши возможности позволяют нам сравнивать все возможные тарифы на конкретные даты (с учетом даже уже недоступных), так что мы можем видеть те авиакомпании и направления, по которым покупка заранее стоит дороже. Но задать в компании сложный алгоритм зависимости цен и дат — это значит запутать всех сотрудников. В среднем покупка заранее дает экономию даже с учетом потерь в отдельных случаях, поэтому правило должно быть простым: всегда приобретать билеты не позднее чем за две недели. Даже при потерях на отдельных билетах это решение даст возможность экономить на перелетах до 10–15% общего бюджета. Более того, теперь это правило работает и для железнодорожных билетов, и во многих случаях для отелей. Правда, в случае с отелями посчитать эффект от покупки заранее гораздо сложнее: для сокращения расходов на проживание необходимо детально проанализировать географию и объемы поездок сотрудников компании, а затем на базе полученных данных заключать договоры с гостиничными сетями. Такую отельную программу мы разработали, например, для X5 Retail Group: было заключено более 100 договоров, что привело к значительному сокращению расходов на командировки.

4. Отладка систем мотивации и контроля

Важно не просто разработать тревел-политику, повесить документ на сервере и дать доступ к нему сотрудникам. Надо отладить систему мотивации и контроля. Ведь известно, что более 50% мошенничеств сотрудники компаний совершают в связи с деловыми поездками. Для того чтобы сотрудники понимали и принимали политику компании и накладываемые ею ограничения, должна быть построена эффективная система коммуникации. Приведу только один пример. Есть такой психологический феномен (по-английски — visual guilt), когда сотрудник выбирает опции в системе и при этом знает, что система запоминает его выбор, то он, как правило, выбирает более дешевый тариф. Согласно исследованиям, этот инструмент экономит около 10% общего бюджета на авиаперелеты. В онлайн-системе АТН American Express мы используем visual guilt как способ мотивации.

Еще один мотивационный инструмент, который набирает все большую популярность в компаниях,— геймификация. Вместо запретов и ограничений сотрудникам предлагают систему накопления баллов или бонусов за выбор сертифицированных поставщиков или экономию на поездках. Эта система хорошо работает у авиакомпаний и отельных сетей, а теперь их опыт перенимают и корпорации при разработке своих тревел-политик. American Express Global Business Travel разработала онлайн-платформу Go Time, которая построена на принципах популярных в интернете социальных игр: сотрудник, выбравший правильных поставщиков и вовремя забронировавший билет, получает «бейджи», которые со временем конвертируются в награды. Эти достижения видят в сети его коллеги, им становится интересно включиться в игру и показать лучший результат — таким образом спортивный азарт приводит к существенной экономии бюджета.

После завершения аудита для той самой ИТ-компании, о которой шла речь в самом начале, выяснилось, что оптимизация тревел-политики и внедрение системы мотивации могут экономить до 20 млн руб. в год на одних только авиабилетах. Руководство компании впервые со дня ее основания задумалось о том, чтобы поручить ведение своей тревел-программы профессиональному агентству. В то время как у западных ИТ-гигантов вроде Microsoft даже мысли не возникает самим заниматься командировками и выездными мероприятиями. Для них очевидно: каждый должен заниматься тем, в чем он специалист. ИТ-компании гораздо лучше разбираются в том, как выстроить компьютерную систему, а бизнес-тревел-операторы — в том, как управлять бюджетами на деловые поездки.

Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...
Загрузка новости...