Электронный документооборот (ЭДО) именно в значении юридически значимого обмена документами между организациями стал действительно актуален с вступлением в силу приказа ФНС России №ММВ-7-6/138, утвердившего форматы электронных счетов-фактур. Собственно, без этого документа, который, по сути, является основным в отношениях бизнеса и государства, вопрос об отказе от бумажного взаимодействия не стоял. Зато после того, как весь пакет бумажных документов по сделке (в него, как правило, входят накладные ТОРГ-12 и те самые счета-фактуры) стало возможно заменить абсолютно легитимным электронным аналогом, началось активное распространение электронного документооборота в России.
Фото: Роман Яровицын, Коммерсантъ
Интерес к переходу на электронные счета-фактуры со стороны государства понятен. По нашим данным, только за 2011 год ФНС истребовала у налогоплательщиков 42,038 млн документов в рамках налоговых проверок, среди которых 41% — счета-фактуры. Представление документов по ТКС (телекоммуникационный канал связи) значительно упрощает администрирование налогов, поэтому ФНС выступает инициатором полного перевода взаимодействия с налогоплательщиками в электронный вид.
Преимущества электронного документооборота для бизнеса во многом зависят от отрасли. В целом разделить их можно на три группы. Во-первых, сокращаются расходы на создание и обработку бумажных документов. Здесь имеются в виду затраты на бумагу, оргтехнику и, конечно, доставку. Обязанность хранить бухгалтерские документы в течение пяти лет означает необходимость наличия бумажного архива документов. Сюда же можно причислить затраты на персонал, задачей которого становится обслуживание бумажного процесса. Во-вторых, ускоряются бизнес-процессы, в том числе расчеты по сделкам. Например, частой практикой бизнеса является оплата по счету только после получения первичных документов по поставке. С электронными документами любые исправления осуществляются мгновенно, что приводит к закрытию поставки в день отгрузки. В-третьих, упрощается взаимодействие с государством. Возрастает скорость получения НДС. Значительно быстрее происходит представление документов по требованию ФНС и прохождение камеральных проверок.
Проповедниками ухода от традиционных бумажных технологий в бизнесе выступают операторы электронного документооборота. Их обязательная роль в процессе передачи главного с точки зрения государства документа — счета-фактуры законодательно закреплена. До вступления в силу приказа ФНС было официально зарегистрировано девять операторов электронного документооборота, включенных в сеть доверия ФНС (к слову, сейчас их 43).
В мае крупнейшие операторы ЭДО подвели итоги первого года работы с электронными счетами-фактурами. Очевидным стало, что драйверами перехода на электронный документооборот являются так называемые генераторы трафика документов — крупные компании с большой сетью контрагентов. Это и неудивительно, ведь работа с большим количеством контрагентов предполагает большое количество транзакций, каждая из которых генерирует комплект документов.
Выделилось несколько отраслей, которые переходят на ЭДО активнее остальных. Операторы услуг, и в первую очередь — телекоммуникационные компании. «Ростелеком-Сибирь», например. Объясняется это большим количеством абонентов — юридических лиц и, следовательно, большим объемом исходящих документов. Так, у «Ростелеком-Сибирь», обслуживающей в регионе около 200 тыс. корпоративных клиентов, спустя первые месяцы после внедрения сервисом ЭДО воспользовались 220 клиентов оператора, которые получили 368 пакетов платежно-расчетных документов в электронном виде и 800 счетов-фактур.
Главная цель такого перехода для оператора — покрытие затрат на печать и доставку документов. Впрочем, участники рынка телекоммуникаций столкнулись с нежеланием абонентов переходить на ЭДО. Для них отношения с операторами услуг не являются основным бизнес-процессом. Следовательно, динамика подключения абонентов к электронному документообороту без особой заинтересованности одной из сторон падает.
Активно внедряют ЭДО и компании с большой дилерской сетью, распределенной по всей России. Эту модель ярко демонстрирует компания KIA, которая первой в России перевела весь исходящий документооборот, а это более 2 млн документов по автомобилям и запчастям в год, в электронный вид. Спустя пять месяцев после завершения пилотных проектов все 160 дилеров начали получать документы от KIA в дни их формирования и избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы. Компании удалось сократить срок возвращения 98-99% документов от дилеров до одного дня. Во-вторых, полностью избавиться от сотрудников частичной занятости в делопроизводстве и затрат на бумажный документооборот за счет перевода всех исходящих документов в электронный вид (подписанные электронной подписью, они не требуют дублирования на бумаге).
Но самую большую готовность к переходу на ЭДО проявляет российский рынок ритейла. Взаимодействие торговой сети и поставщиков (количество которых может доходить до нескольких тысяч) состоит из ежедневных транзакций, во время которых генерируется огромное количество документов. Уже несколько лет назад крупные федеральные игроки (X5 Retail Group, METRO Cash & Carry Russia) начали переход на систему электронного заказа EDI. Но до сих пор проблема необходимости создания в результате электронного взаимодействия бумажных документов не давала этому процессу дойти до логического завершения. По оценкам экспертов, затраты на обработку бумажного процесса составляют 2 млрд руб. в год.
Первой компанией, которая отправила легитимный электронный счет-фактуру, стало российское представительство австрийской торговой сети «Билла». Когда компания перевела исходящий документооборот в электронный вид, рассылка 51 тыс. документов в месяц по 480 компаниям стала выполняться за несколько минут. Причем исходящие документы у «Биллы» составляют только 17% документооборота.
О начале процесса перехода на ЭДО в 2013 году объявили федеральные сети METRO Cash & Carry, X5 Retail Group, «реал, — Гипермаркет», «Мария-Ра» и несколько крупных региональных ритейлеров.
Основные причины успеха ритейла на рынке ЭДО в том, что торговые сети занимают по отношению к поставщикам позицию сильного и могут влиять на решение партнера о переходе на электронный документооборот. Подталкивает внедрение ЭДО и техническая готовность сетей и поставщиков, многие из которых к настоящему моменту уже используют электронный обмен заказами (EDI). Не меньшую роль играет и вопрос экономии: ежедневные транзакции по тысячам наименований товара порождают большое количество документов, каждый из которых необходимо обработать, а затем хранить несколько лет.
Таким образом, ритейл становится локомотивом всего юридически значимого документооборота. Например, до сих пор остро стоит вопрос роуминга между операторами. В силу того, что каждый оператор старается притянуть к себе «облако», которое образует ключевой клиент и его контрагенты, роуминг им не особо-то и нужен. Однако в начале сентября стало известно, что операторы ЭДО «СКБ Контур» и «КОРУС Консалтинг» подписали первое в России роуминговое соглашение о переводе обмена электронными документами в режим промышленной эксплуатации. Обмен электронными юридически значимыми счетами-фактурами через роуминг производится с середины августа текущего года между компаниями «Нестле Россия» и X5 Retail Group, которые как раз являются клиентами двух операторов.
Очевидно, что в начале 2014 года закончатся проекты по внедрению систем электронного документооборота крупными федеральными и региональными ритейлерами, начатые в этом году. Это означает, что весь следующий год пройдет под знаком подключения к ЭДО их поставщиков и постепенного перевода в электронный вид 100% документов: от первичных документов до договоров, сертификатов качества и ценовых листов.
Сейчас, когда в России в год продается 4 млн смартфонов, передавать информацию о сделке контрагенту, перенося ее из учетной системы на бумагу, потом физически доставлять курьером или почтой, чтобы на той стороне снова вручную ввели ее в учетную систему, кажется как минимум странным. И единственная причина, по которой такой способ взаимодействия до сих пор был безальтернативен, — нерасторопность законодателей. Но на данный момент, когда последние ограничения легитимности электронного документооборота сняты, осталось побороть инерцию и страх нововведений. Переход нескольких десятков крупнейших торговых сетей с десятками тысяч поставщиков и станет тем переломным моментом, моментом набора критической массы, который вызовет цепную реакцию, результатом которой в конечном счете будет полный отказ российского бизнеса от бумажных документов.